Автоматизация аптек: как выбрать программное обеспечение

Как известно, аптека — не только учреждение здравоохранения, обеспечивающее медикаментами население, но и торговое, коммерческое предприятие со сложной структурой отчетности, необходимостью поддерживать контакты со множеством поставщиков, обязательностью контролировать различные аспекты столь специфического товара, каковым являются лекарственные средства. Выявление дефектуры, выбор поставщика, формирование заказа, оприходование и предпродажная подготовка товара, ведение серийного учета, управление запасами, оптимальное перемещение товара в пределах одной аптечной сети, отпуск препаратов потребителям — каждое из этих действий является достаточно сложным бизнес-процессом. Кроме того, эти процессы в аптеке тесно взаимосвязаны и происходят практически одновременно. Компьютерные программы, позволяющие их автоматизировать, предоставляют аптечным учреждениям целый ряд преимуществ.

Итак, решение об автоматизации процессов в аптеке принято. Теперь необходимо выбрать инструмент, при помощи которого будет реализовываться основная цель автоматизации — улучшение качества работы аптеки. Таким инструментом является специализированное ПО. Однако, прежде чем приступить к изучению предложений, поступающих от компаний, специализирующихся на информационных технологиях, руководителю аптечного учреждения или аптечной сети необходимо ответить для себя на 3 вопроса:

· Каков бюджет автоматизации предприятия?

· Какие функциональные возможности программы необходимы вам в первую очередь?

· Какие бизнес-процессы вам необходимо будет автоматизировать в дальнейшем?

От того, насколько четкими будут ваши ответы, во многом будет зависеть дальнейший успех в выборе той программы, которая максимально соответствовала бы вашим требованиям, ибо, как известно, «чтобы выбрать, по какой дороге идти, нужно прежде всего знать, куда вы хотите попасть».

При выборе программного обеспечения есть два варианта: приобрести готовую программу или же заказать индивидуальную разработку. И у первого, и у второго пути есть свои преимущества и недостатки.

Приобретая готовую программу, вы сразу получаете работающий продукт. Вместе с тем, вполне возможно, что такая программа по своим функциональным возможностям не будет полностью соответствовать требованиям вашего предприятия. Заказывая индивидуальное ПО, вы получаете шанс приобрести продукт, который вас будет полностью устраивать. Однако следует быть готовым к тому, что на разработку такой программы и ее отладку уйдет не менее 6–12 месяцев. Кроме того, необходимо учесть регулярные доработки, а это — дополнительные расходы и постоянная зависимость от исполнителя. В итоге готовые программы оказываются дешевле выполненных под заказ. Если принято решение о приобретении готовой учетной системы, то следующим этапом будет анализ рынка ПО. Излишне напоминать, что, как правило, фирма, предлагая свой продукт, будет акцентировать внимание на его преимуществах и не очень распространяться о недостатках. Поскольку института независимых экспертов ПО у нас пока еще не существует, то придется делать выбор самостоятельно, в чем неоценимую помощь могут оказать ваши коллеги, имеющие определенный опыт работы с данным ПО.

Кроме того, не следует просить номера телефонов для получения отзыва о программе. Дело в том, что иногда фирма, занимающаяся обслуживанием ПО, выбирает одно-два так называемых показательных предприятия и предоставляет им сервис по «высшему классу», не уделяя при этом такого же внимания другим клиентам. Скорее всего, вам дадут номера телефонов этих фирм. Попросите полный список работающих с предлагаемой вам системой предприятий и позвоните кому-либо по своему усмотрению.

Беседуя с представителем фирмы, предлагающей программу, следует узнать о последних успешных ее внедрениях. «Переходили» ли на эту программу клиенты с других программ, и если да, то с каких именно. Позвонив таким клиентам, вы сможете получить сравнительную, хотя и субъективную, характеристику как минимум двух систем. Вот несколько «каверзных» вопросов, которые помогут вам оценить преимущества и недостатки программы: «Можно ли в одной приходной накладной оприходовать одну и ту же серию препарата с разными ценами », «Насколько гибко формируется розничная цена на медикаменты с учетом законодательства и ценовой политики предприятия », «Как решается проблема учета каждого блистера при цене одной упаковки, состоящей из трех блистеров, например, 1 грн. ».

Если необходимо автоматизировать сеть аптек, то важно знать, можно ли в одном отчете увидеть остатки по всем аптекам. Это основной показатель возможности консолидации данных в главном офисе. «Высшим пилотажем» является получение данных в любом разрезе как по отдельно взятой аптеке, так и по нескольким произвольно выбранным аптекам и аптечной сети в целом.

Важно, чтобы программа позволяла закрывать «отработанные» периоды с возможностью получения консолидированной информации по наработанным данным.

Рассматривая предложения о приобретении программ серии «1С:Предприятие», следует быть внимательным. Среди пользователей распространено мнение, что на всех предприятиях, использующих «1С», установлена одна и та же программа с одинаковыми функциональными возможностями. На самом деле это совсем не так. Основной характеристикой является не столько фирма-поставщик «1С», сколько фирма, разработавшая специализированную надстройку (конфигурацию) для автоматизации аптеки, так как «1С» — это просто «конструктор».

Если вы планируете автоматизировать и «первый стол», то эта задача особенно важная и ответственная, поскольку от скорости обслуживания покупателя напрямую зависит объем продаж в аптеке. При выборе программы обязательно следует обратить внимание, насколько удобно работать с ней первостольнику. Один из наиболее простых тестов сравнения различных программ — количество клавиш, которые следует нажать провизору для идентификации товара и фискализации операции продажи. Кроме того, если в предлагаемой программе поиск производится только по наименованию или штрих-коду производителя, то вам не удастся вести серийный учет медикаментов. Это происходит по той причине, что в реальной жизни первостольник, взяв упаковку товара, обратит внимание только на наименование и цену, но не на серию. Как известно, это приводит к пересортице со всеми вытекающими последствиями — невозможностью контроля срока годности, бракованных серий и т.д. Не следует верить обещаниям, что объем продаж в аптеке возрастет с первых дней работы новой программы. Вы должны быть готовыми к тому, что при автоматизации первого стола объемы реализации в течение первых 3–7 дней несколько сократятся из-за «неуверенной» работы первостольника, и как следствие увеличится время обслуживания покупателя.

Кроме функциональных характеристик программы, очень важными факторами при покупке является ее поддержка и сопровождение. Поддержка — это обеспечение «жизнеспособности» ПО на протяжении длительного периода использования, например, внесение изменений в связи с изменением законодательства и т.п. Сопровождение — наличие у фирмы-поставщика ПО специалистов, готовых прибыть в вашу аптеку «по первому зову» для решения вопросов оперативного характера. Многие руководители, которые ранее не сталкивались с автоматизацией предприятия розничной торговли, недооценивают эти факторы. Как показывает практика, автоматизированному предприятию не удается стабильно и качественно работать без надлежащего обслуживания программы.

Виктория Матвеева