В современном мире объем информации в различных сферах бизнеса увеличивается с высокой скоростью. Учитывая, сколько изменений в последнее время происходит в регуляторной сфере украинского фармацевтического рынка, порою складывается впечатление, что здесь поток информации лавинообразный.
Справедливости ради следует отметить, что уследить за происходящими изменениями крайне тяжело. Сотрудники аптечных предприятий, кроме прямых обязанностей — реализации товаров «аптечной корзины» и консультации для клиентов аптечных учреждений, вынуждены быть всегда в курсе происходящих событий в законодательной сфере — приказы МЗ Украины, постановления КМУ и др.
Многочисленные государственные инициативы касательно регулирования цен на лекарственные средства увеличивают не только нагрузку на сотрудников аптечных учреждений, но и обусловливают перманентные технические изменения в учетных системах аптек. Например, это касается регулирования наценок в зависимости от оптовой цены на препараты из Национального перечня основных лекарственных средств и изделий медицинского назначения согласно постановлению КМУ № 333, многочисленных изменений в Обязательном минимальном ассортименте (социально ориентированных) лекарственных средств и изделий медицинского назначения для аптек (приказ МЗ № 1000).
Кроме того, со стартом Пилотного проекта по внедрению государственного регулирования цен на лекарственные средства для лечения пациентов с гипертонической болезнью предусмотрен контроль за формированием цен на эти препараты. Так, согласно постановлению КМУ № 340 розничная реализация лекарственных средств, включенных в Пилотный проект, возможна только при наличии зарегистрированных оптово-отпускных цен, уровень которых не превышает граничного (приказ МЗ № 419). Эти, как и многие другие правила игры должны своевременно соблюдать и выполнять розничные операторы.
Таким образом, сегодня наметилась ключевая проблема для розничных операторов: учетные системы аптек содержат большое количество разнородной информации, и сотрудники аптек вынуждены с определенной периодичностью поддерживать актуальность и обновлять данные. Как правило, это каталог лекарственных средств; различные характеристики препаратов; приказы Министерства здравоохранения; сведения о регистрации лекарственных средств; предписания о запрете реализации (торговли), хранения и применения лекарственных средств; соответствие с каталогами поставщиков и многое другое.
Даже опытному высококвалифицированному сотруднику порою сложно ориентироваться в таком потоке обновляющейся информации и следить за ключевыми изменениями, на поддержание актуальности этой информации тратится много усилий, времени и средств.
Решение данной проблемы заключается в использовании передовых технологий для оптимизации бизнес-процессов — в частности, информационного сервиса. С этой целью компания ООО «Софтинформ» разработала уникальный информационный сервис, позволяющий наполнить любую учетную систему клиента информацией о лекарственных средствах и поддерживать ее на регулярной основе в актуальном состоянии, тем самым избавив аптеку от вышеуказанной проблемы.
Схема внедрения сервиса выглядит следующим образом. К центральному серверу аптечной сети подключается информационный модуль компании «Софтинформ». Он обеспечивает передачу нужной информации в учетную систему аптечного учреждения. Затем, путем репликации в учетной системе, информация в едином формате распространяется от сервера на все розничные точки аптечной сети. Рассмотрим примеры, как информация, передаваемая через информационный сервис, может использоваться на практике в бизнес-процессах аптечных предприятий:
ЗАКАЗ ТОВАРА
Использование информационного сервиса значительно облегчает для аптечных учреждений заказ товара. Как и при его приеме, благодаря информационному сервису в учетных системах аптек можно реализовать автораспознавание прайс-листов поставщиков по унифицированным кодам. Также информационный сервис позволяет использовать при заказе товара справочник синонимов, групп препаратов (разные регистрации и место производства одного и того же лекарственного средства) и кратности лекарственных форм. Данные о регистрации лекарственных средств позволят контролировать при заказе сроки завершения их регистрации (и перерегистрации).
Следовательно, модуль информационной поддержки значительно упрощает процесс заказа товара и помогает оптимизировать оборотные средства, используя замещение препаратами-аналогами и синонимами позиций дефектуры и заказа.
ПРИЕМ ТОВАРА
Благодаря тому, что каталог клиента/аптечного учреждения информационного сервиса унифицирован с каталогами поставщиков лекарственных средств, существенно сокращается время на оприходование накладных, так как распознавание позиций, контроль на «завершение регистрации» и принадлежность к «бракованным сериям» происходит в автоматическом режиме.
Автоматизация распознавания лекарственных средств в накладной происходит благодаря передаче через информационный сервис «кодов Морион» — кодов, унифицированных с кодами каталогов многих операторов фармацевтического рынка.
Следовательно, значительно уменьшаются временные затраты на прием товара и осуществляется точный контроль за регистрацией препаратов и «бракованными сериями».
ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ
Данные, поступающие через информационный сервис в учетные системы аптечных учреждений упростят и облегчат процесс ценообразования, помогут контролировать наценку на препараты в рамках законодательных ограничений. Так, в учетной системе провизор мгновенно увидит признак принадлежности препаратов к Национальному перечню основных лекарственных средств и изделий медицинского назначения, утвержденному постановлением КМУ от 25.03.2009 г. № 333; к Обязательному минимальному ассортименту (социально ориентированных) лекарственных средств и изделий медицинского назначения для аптек, утвержденному приказом МЗ от 29.11.2011 г. № 1000.
Кроме того, в учетной системе аптеки для провизора будет доступна информация о последних изменениях задекларированных цен на лекарственные средства согласно постановлению КМУ от 13.08.2012 г. № 794 «Вопросы декларирования изменения оптово-отпускных цен на лекарственные средства и изделия медицинского назначения, которые закупаются за счет средств государственного и местных бюджетов»; о референтных ценах на препараты, например, подпадавшие под действие Пилотного проекта (постановление КМУ от 25.04.2012 г. № 340 «О проведении Пилотного проекта по внедрению государственного регулирования цен на лекарственные средства для больных гипертонической болезнью»), а также о лекарственных средствах, закупаемых за бюджетные средства, согласно постановлению КМУ от 05.09.1996 г. № 1071 «О порядке закупки лекарственных средств учреждениями здравоохранения, финансируемыми из государственного бюджета».
Таким образом, в учетной системе аптечного учреждения обеспечивается корректное ведение ценообразования и сокращаются временные затраты на его контроль.
РЕАЛИЗАЦИЯ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ
Использование информационного сервиса в случае отсутствия необходимого лекарственного средства позволит быстро осуществить замену препаратом-синонимом. При запросе в системе провизор увидит перечень препаратов-аналогов, их стоимость, инструкции по применению.
Важно отметить, что благодаря ежедневному обновлению в системе мгновенно появится информация о том, не относится ли препарат к какой-либо из запрещенных серий. Кроме того, если клиент интересуется лекарственным средством, подпадающим под действие Пилотного проекта, в учетной системе первостольник мгновенно увидит его стоимость с учетом компенсации референтной цены и ему останется лишь продать клиенту препарат.
Таким образом, провизор приложит минимальные усилия для качественного обслуживания покупателя, покупатель останется доволен тем, что получил максимум информации, и не уйдет без покупки. Это, безусловно, способствует повышению лояльности клиентов и увеличению объема продаж в розничной точке.
АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ аптечной сети
Использование данных, получаемых с помощью информационного сервиса, благодаря наличию в нем правильной структуры справочников дает возможность аптечной сети проводить в учетной системе качественный и количественный анализ деятельности розничной точки продаж. Так, анализ деятельности можно проводить по группам лекарственных средств в рамках АТС- и NFC-классификации, с помощью классификаторов косметики и диетических добавок, в разрезе объема розничных продаж брэндов, маркетирующих организаций и множества других различных характеристик препаратов.
Таким образом, маркетологу будет значительно легче проводить анализ, различные качественные и количественные исследования, необходимые для оценки деятельности розничных точек аптечной сети.
ДЕТАЛЬНАЯ СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО СЕРВИСА
Перечень и описание основных данных, передаваемых через модуль информационного обеспечения:
1. Каталог лекарственных средств, в том числе: категория; название препарата, лекарственная форма, номер упаковки, производитель, владелец лицензии; состав.
2. Синонимы и международные непатентованные наименования (INN) лекарственных средств.
3. Данные о регистрации в Украине.
4. Инструкции по применению препаратов.
5. Классификации АТС- и NFC- (для диетических добавок и косметической категории товаров), включая код и название всех звеньев классификации.
7. Нормативные документы и принадлежность к приказам:
- ЦРГ, постановления № 333, № 762, приказ № 1000;
- отпуск без рецепта;
- лекарственные средства, закупаемые за бюджетные средства;
- наркотические средства, психотропы и прекурсоры;
- рыночный статус (оригинальный, генерический, растительного происхождения);
- препараты, запрещенные к рекламированию.
8. Информация о сериях препаратов, запрещенных к реализации, в том числе и документы на них:
- предписание;
- распоряжение;
- отмена запрета;
- письмо;
- дополнение;
- решение;
- сообщение.
9. Справочник организаций (аптек, компаний-производителей, дистрибьюторов), их названия, адрес, телефон, е-mail, ОКПО, сайт, корпоративная принадлежность.
10. Справочник групп препаратов представлен в виде объединения практически одинаковых лекарственных форм с одним и тем же владельцем лицензии, но с разным местом производства.
11. Раздел «Ассортимент опта» содержит необходимую информацию для формирования ассортимента аптек.
12. Граничные и референтные цены.
13. Задекларированные изменения оптово-отпускных цен.
Важно подчеркнуть, что все вышеперечисленные данные предоставляются на русском и украинском языках.
об использовании информационного сервиса
Дмитрий Розенберг, директор по маркетингу аптеки «Эконом гаманець»:
— Безусловно, благодаря внедрению информационного сервиса в нашей аптечной сети были оптимизированы оборотные средства, оперативно автоматизирован процесс контроля при приеме товаров, остатков и при их перемещении. У нас появилась возможность регулярно и своевременно получать сведения о товарах, у которых истекает срок регистрации, более того, программа делает предупреждение об окончании срока регистрации в заданный период по всем лекарственным средствам. Также ежедневную работу значительно упрощает наличие инструкций по применению препаратов, которые можно распечатать и отдать покупателю, экономя время провизора и покупателя.
Наталия Полторацкая, директор аптечной сети «Кристал здоровье»:
— После подключения информационного сервиса сотрудники нашей аптечной сети вздохнули с облегчением. Теперь мы владеем мощной справочной информацией, актуализированными данными о законодательстве Украины и др. Важно, что благодаря модулю информационной поддержки значительно сократилось время на заказ препаратов. Информационный сервис предоставил нам большой выбор возможностей для анализа деятельности розничной точки продаж, движения партий товара, составления отчетов передвижения товара по производителям и др. Кроме того, мы уже сумели сэкономить средства и время на ведении каталога, на обучении персонала, работе с ним. Мы получили возможность оперативного поиска синонимов препарата, распечатки справочной информации. Это, в свою очередь, привело к выявлению и компенсации «упущенных продаж», сокращению «времени в очереди» покупателей и повышению скорости работы с ним.
Ирина Бойко, менеджер по управлению фармацевтическими категориями аптечной сети «КОСМО»:
— Сегодня значительно облегчают нашу работу большая информационная база лекарственных средств и автоматизация рутинных задач, с которыми аптечная сеть «КОСМО» сталкивается каждый день. Поэтому с появлением информационного сервиса компании «Софтинформ» мы без раздумий решили воспользоваться модулем информационной поддержки. Сервис несложен в подключении, очень удобен в использовании и, что важно отметить, благодаря ежедневному обновлению в системе учета мы оперативно получаем информацию об изменениях в регуляторной сфере и другие необходимые в работе данные.
P.S.
Информационный сервис является одним из важнейших инструментов не только для повышения конкурентоспособности аптек, но и для дальнейшего развития розничных точек продаж на отечественном фармацевтическом рынке. С его помощью аптечные учреждения на регулярной основе могут получать в полном объеме всю ту информацию, которая им необходима в повседневной работе. Наличие информационного модуля поддержки будет способствовать повышению эффективности бизнес-процессов, снижению затрат и повышению лояльности покупателей в аптечной сети. Сегодня ряд розничных операторов убедились в этом — они успешно используют информационный сервис и за короткий срок уже успели получить плоды его работы.
По вопросам подключения информационного сервиса обращайтесь по тел.: (044) 589-97-10, (044) 589-97-12.
Коментарі
Коментарі до цього матеріалу відсутні. Прокоментуйте першим