Компания «Софтинформ», которая является ведущим разработчиком комплексных решений для автоматизации аптек, заявила о выпуске новой версии своего бесплатного приложения — системы заказа «Фармзаказ АПТЕКА». После обновления программы тысячи пользователей по всей территории Украины получат улучшенный интерфейс, удобную процедуру одновременного обновления и приема прайс-листов, массу функциональных новшеств, связанных с формированием заказа, таких как возможность учитывать лимиты денежных средств при закупке у дистрибьюторов, коэффициент лояльности к поставщику, учет «товара в пути» путем сверки накладных с заказами, возможность проводить разносторонний анализ заказов, использовать статистические рыночные данные для составления наиболее оптимального заказа и многое другое. Более подробно об основных новшествах мы расскажем в данной публикации.В первую очередь, обратим внимание на обновленную стартовую страницу программы «Фармзаказ АПТЕКА» (рис. 1).
Разработчики оптимизировали ее таким образом, чтобы максимально экономить время пользователей. С правой стороны добавлены кнопки наиболее востребованных функций, чтобы сделать работу в программе максимально удобной:
Быстрый доступ к настройкам пользователя («Мои настройки» (1)) доступен из любой открытой вкладки (рис. 2).
Разработчики объединили процедуры обновления и загрузки всех прайс-листов (2), что позволило уменьшить количество предварительных операций со стороны пользователя, способствуя экономии времени в начале рабочего дня. Необходимо один раз определить папку для группового импорта из нее прайс-листов и ввести настройки функции получения прайс-листов напрямую с сервера поставщиков. Далее «Фармзаказ АПТЕКА» обновится и загрузит все прайс-листы «в один клик», и после выпитой за это время чашечки чая или кофе можно сразу приступать к работе с заказом.
Добавлен быстрый доступ к импорту потребности (3).
Добавлен «Анализ заказов» (4). Это новая функция, при нажатии на которую открывается новый функционал, позволяющий проводить анализ заказов за необходимый период в разрезе заказов, поставщиков, производителей, товаров и точек доставки (рис. 3).
Далее перейдем к новшествам, связанным с формированием заказов. Разработчики программного обеспечения собрали информацию о наиболее востребованных пользователями функциях и реализовали их в описанных ниже новшествах.
КОЭФФИЦИЕНТ ЛОЯЛЬНОСТИ К ПОСТАВЩИКУ
Это важный инструмент, с помощью которого пользователь может указывать дополнительный коэффициент, влияющий на выбор предложений при оптимизации. Например, если цена у поставщика А на 2% ниже, чем таковая у поставщика В, но Вы отдаете предпочтение поставщику В и у него установлен коэффициент лояльности 3%, то выбор будет сделан в пользу предложения поставщика В, поскольку его цена отличается от конкурентной на уровне не выше установленного предела. Установить коэффициент лояльности к поставщику можно в настройках поставщиков (рис. 4).
Приведем наглядный пример, как работает этот функционал:
«Коэффициент лояльности к поставщику» по Поставщику 1 = 3 (то есть 3%)
Цена предложения на Медикамент 1 у Поставщик а 1 = 100 грн.
Цена предложения на Медикамент 1 у Поставщик а 2 = 98 грн.
Для оптимизации цены предложения на Медикамент 1 у Поставщика 1 производится расчет: 100 — (100·3/100) = 97 грн.
В результате оптимизации система выбирает Медикамент 1 у Поставщик а 1.
УЧЕТ ЛИМИТОВ ПОСТАВЩИКОВ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ПОТРЕБНОСТИ
Учитывая ежедневную необходимость закрывать дебиторскую задолженность перед поставщиками, а также установленные лимиты средств на новые закупки, новая функция «Лимиты по поставщикам» при «Оптимизации потребности по минимальной цене» позволяет ограничить минимальную и максимальную сумму заказа по каждому поставщику (рис. 5). Ранее приходилось вручную регулировать этот процесс. С новым функционалом лимиты поставщиков учитывать проще и удобнее.
Помимо общего лимита на аптечную сеть, лимиты могут устанавливаться для розничных точек (определяются розничные точки, которые получают большую долю заказа у конкретного поставщика).
Лимиты по поставщикам устанавливаются в разделе «Настройки поставщиков», меню «Мои настройки».
Дополнительно в разделах «Потребность» и «Оптимизация» добавлена кнопка 
, которая активирует/деактивирует использование предустановленных лимитов по поставщикам.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТАТИСТИЧЕСКИХ РЫНОЧНЫХ ДАННЫХ О ПРОДАЖАХ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ЗАКАЗА
Говоря о вышеописанном функционале (учет лимитов поставщиков), актуальной является проблема выбора препаратов, которые заказать выгоднее, чем другие, учитывая, что сумма средств на заказ может быть ограничена.
Решение очевидно — необходимо заказывать в первую очередь наиболее высокомаржинальный и ходовой товар! Для упрощения задачи расчета и учета разработчики приняли решение поддерживать и еженедельно обновлять в программе рейтинг препаратов, рассчитанный на основании маржинальной прибыли, с учетом популярности препаратов (продажи в упаковках) и средневзвешенной закупочной цены.
Таким образом, при установленных лимитах на закупку товара в заказ попадут те препараты, которые максимально быстро реализуются и принесут наибольшую прибыль с каждой упаковки. Ведь в новой версии алгоритм оптимизации настроен таким образом, чтобы при установленном лимите по поставщику и подбору по минимальной цене первыми оптимизировались препараты с наивысшим рейтингом по прибыльности, далее — с более низким. Таким образом, происходит распределение позиций по поставщикам до установленных лимитов, после чего поставщик, у которого лимит достигнут, не участвует в дальнейшем распределении.
Ознакомиться со статистическими данными можно через меню «Дополнительно», вкладка «Показатели рынка» (рис. 6), где колонки «Группа» (A/B/C) и «Рейтинг» (рис. 7) дают возможность информировать пользователей о ситуации на рынке и вносить ясность, почему те или иные позиции попали в заказ согласно установленному лимиту. В этом функционале всегда будут отображаться данные, рассчитанные за прошлую неделю. Источник данных — система исследования рынка «Фармстандарт»/«PharmXplorer» компании «Proxima Research»
УЧЕТ «ТОВАРА В ПУТИ»
«Фармзаказ АПТЕКА» теперь учитывает заказанный ранее, но еще не доставленный в аптеку товар, при следующем заказе с целью избежать излишних запасов (overstock). Также механизм помогает осуществлять контроль поставщиков.
Определение «товара в пути» начинается со сверки заказа с приходной накладной. Это логично, ведь необходимо определить, что из заказанного уже поступило, а что — нет. Сначала необходимо импортировать приходную накладную. Для этого во вкладке «Дополнительно» необходимо выбрать «Приходная накладная», режим действия «Импорт».
Накладная импортируется в наиболее распространенном формате — *.mvp или в формате онлайн, которые поддерживают все ведущие дистрибьюторы. Далее необходимо определить взаимосвязь между документами заказа и приходными накладными (рис. 8). В ручном режиме это происходит в режиме «drag and drop», то есть путем перетягивания и «бросания» документов.
Помимо ручного, система имеет возможность автоматического поиска соответствия приходных накладных заказам. Эта функция уже доказала свою эффективность в платной версии продукта — системе учета «Аптека». Как это работает? Рассмотрим пример.
При заказе товара один раз в день на одну торговую точку по одному дистрибьютору может быть сформировано несколько заказов (основной и дозаказы). При формировании дозаказа указывается принадлежность к основному.
Дистрибьютор присылает 2 и более приходных накладных (например с разделением по ставкам НДС и по складам отгрузки).
При автоматическом поиске накладных, полученных по выбранному заказу, принимаются во внимание совпадение точки доставки в заказе и приходе, совпадение контрагента в заказе и приходе, приходная накладная должна быть получена после заказа, количество препаратов в приходе и заказе отличаются не больше установленных допусков.
Таким образом, система в 99% случаев самостоятельно определяет необходимые связи и количество «товара в пути» по каждому препарату.
Как и где это можно применить? В разделе «Импорт потребности», зайдя в содержание потребности, необходимо сделать два действия (рис. 9):
- «Рассчитать товар в пути». По нажатию кнопки производится расчет «товара в пути» и заполнение соответствующего поля в потребности;
- «Применить товар в пути». По нажатию кнопки от количества товара в потребности отнимается количество товара в пути. Результат вносится в поле «Количество», при отрицательном значении указывается 0 (рис. 10).
Поле «Количество» — редактируемое. Если к потребности применен «товар в пути», при повторном нажатии «Применить товар в пути» будет выведено сообщение «Применить товар в пути повторно?» (Да/Нет). В настройках можно установить галочку: «Автоматически применять «товар в пути» при импорте потребности».
Таким образом, при расчете нового заказа «товар в пути» будет исключен из потребности, что позволит избежать дублирования заказанных позиций.
Отдельным действием возможна сверка позиций в документах. В результате можно увидеть отличия между заказом и приходом товара. Красным цветом выделяется разница, которая указывает на несоответствие накладной отправленным поставщику заказам по количеству и цене.
Разработчики программного обеспечения заявляют о готовности помочь с обучением работе с ним. Если вы не разобрались в новом функционале, с 9:00 до 19:00 в рабочие дни работает служба бесплатной технической поддержки клиентов. Можно обращаться по тел.: +38(044) 585-97-12.
по материалам компании «Софтинформ»
Коментарі
Коментарі до цього матеріалу відсутні. Прокоментуйте першим