В ногу со временем, или Как оптимизировать бизнес-процессы аптеки

С точки зрения системы здравоохранения аптека — учреждение, обеспечивающее население лекарственными средствами. С позиции бизнеса аптека представляет собой коммерческое предприятие со сложной структурой отчетности, необходимостью поддерживать контакты с многочисленными поставщиками, контролировать различные аспекты движения такого специфического товара, как лекарственные средства. Таким образом, аптечное учреждение в процессе деятельности регулярно сталкивается с трудоемкими и затратными по времени бизнес-процессами, в частности, формированием заказа, оприходованием и предпродажной подготовкой товара, отслеживанием некачественных препаратов, управлением запасами, выявлением дефектуры, оптимальным перемещением товаров между торговыми точками аптечной сети, отпуском препаратов потребителям. Поэтому автоматизация этих процессов предоставляет бизнесу целый ряд преимуществ.

из первых уст

Опытом автоматизации аптеки поделился Юрий Жданюк, заместитель директора сети аптек «Адонис» (Фас­тов Киевской обл.):

— Идея использования автоматизированной системы учета как неотъемлемой составляющей комплекса мероприятий по повышению эффективности бизнеса была продиктована требованиями времени. Среди ключевых предпосылок к автоматизации аптеки также можно выделить неэффективный расход времени на всех этапах учета движения товара, а также в процессе формирования заказа и работы с поставщиками.

Когда решение уже было принято, необходимо было определить поставщика данного вида услуг, с помощью которого можно реализовать эту идею. В результате детального анализа всех предложений с учетом функционала представляемых услуг и экономической целесообразности выбор остановился на программном комплексе «Аптека».

Аптечная сеть «Адонис» состоит из 3 аптек, расположенных в Фастове. Первая ласточка была запущена 20 марта 2009 г. — проведена автоматизация одной из аптек сети. Спустя почти год та же участь постигла и 2 другие аптеки. При этом процесс внедрения новой системы учета занимает всего 1 день!

— С первых же дней использования програм­много продукта «Аптека» отмечена значительная экономия времени — задачи, на решение которых ранее уходили часы, стали выполнимы в течение считанных минут. Также обращает внимание простой интерфейс и удобство в использовании программного комплекса, практически любая операция выполняется нажатием одной клавиши. Очевидно, что этот продукт создан со знанием специфики аптечного бизнеса и максимально соответствует потребностям фармацевтов.

— Появилась возможность не только автоматизировать решение насущных задач, связанных с движением товаров, но и оптимизировать товарный ассортимент.

Как известно, аптека работает с несколькими поставщиками, поэтому входной контроль продукции зачастую сопряжен с рядом трудностей, преодоление которых ненадлежащим образом чревато для аптеки крупными неприятностями в отношениях с фискальными, санитарными и другими контролирующими службами государства. По­этому не следует недооценивать достоинства качественного партийного учета. Партионный учет позволяет жестко контролировать остатки товаров, минимизируя пересортицу, исключая путаницу в ценах и сериях одинаковых позиций. Благодаря партийному коду мы можем проследить полный путь конкретной упаковки от поставщика до покупателя. Программный продукт «Аптека» значительно упростил проверку проблемных позиций, обеспечив возможность своевременного отслеживания сроков годности и регистрации лекарственных средств, а также серий препаратов, запрещенных к реализации согласно предписаниям Государственной инспекции по контролю качества лекарственных средств МЗ Украины. Таким образом, можно автоматически исключать попадание некачественного товара на аптечную полку.

Немаловажная роль в вопросах эффективнос­ти бизнеса традиционно отводится корректному формированию цен, в частности контролю торговой наценки, который теперь проводится автоматически в соответствии с заданными настройками, в том числе учитываются различные ограничения, а также цены, регулируемые государством. При необходимости ее величину можно откорригировать вручную.

Программа обеспечивает доступ к огромному массиву справочной информации по лекарственным средствам. Например, первостольник может автоматически получить перечень синонимов на отсутствующий в остатках препарат, которым интересуется покупатель, а также информационную справку по нему.

Что касается управления товарным ассортиментом, то появилась возможность автоматически формировать потребности заказа, быстро и эффективно решать задачи по выбору оптимальных поставщиков и наиболее конкурентоспособной цены для реализации товара. Доступна функция анализа прихода-расхода с указанием необходимого количества запаса и залежавшегося товара. Опция АВС-анализа позволяет автоматически исключать из заказа неходовые позиции, отнесенные к группе С (которая составляет около 30–40% остатков), и таким образом сокращать остатки на складе. В этом контексте отдельного внимания заслуживает возможность перемещения товара между структурными подразделениями аптеки. Гибкое управление продажами является ее мощным конкурентным преимуществом.

Весьма полезна функция построения аналитических отчетов о движении товара в разрезе количественных и стоимостных показателей. Можно посмотреть топ-листы как наиболее продаваемых, так и неходовых позиций, упростился ретроспективный анализ товарного ассортимента.

Стала возможной объективная оценка эффективности каждого сотрудника путем анализа суммы среднего чека, продаваемых позиций. На основании полученной информации можно разработать индивидуальную бонусную систему с целью повышения мотивации сотрудников и эффективности продаж.

Значительно упростились коммуникации между аптекой и поставщиками лекарственных средств благодаря переходу на online-документооборот ElOrder. Появилась возможность получения прайс-листа дистрибьютора в электронной форме с учетом реальных остатков на складе и индивидуальных скидок, отправки заказа с автоматическим резервированием товара на складе поставщика, мгновенного получения отказов, а также контроля статуса заказа. Экономится время сотрудников аптеки на формирование и осуществление заказа, который мгновенно обрабатывается поставщиком в онлайн-режиме и в случае отказа можно в минимальные сроки перезаказать товар. Такой способ коммуникации позволяет оптимизировать оборотные средства аптеки. Накладные также можно получать путем нажатия одной клавиши.

Лояльность потребителей к аптеке удается завоевать благодаря возможности построения гибких дисконтных программ. Дисконтная система в нашей аптеке внедрена менее месяца назад, однако уже сегодня видны плоды ее реализации, расширяется круг постоянных покупателей.

В контексте роста популярности страховой медицины (в Украине это актуально для частного сектора) для современной аптеки важно сотрудничество со страховыми компаниями. Программный комплекс «Аптека» предоставляет возможность работы со страховыми компаниями с учетом различных типов условий.

— Недостатком является то, что еще не все основные поставщики подключились к системе электронного документооборота. Поэтому мы вынуждены были минимизировать сотрудничество с поставщиками, которые не работают в онлайн-режиме, из-за экономической неэффективности. В дальнейшем хотелось бы расширить список поставщиков для взаимодействия в таком формате.

— Качественное сервисное обслуживание получаем при малейшей необходимости. Радует индивидуальный подход к клиенту, быстрое реа­гирование на пожелания по усовершенствованию программы, регулярное обновление имеющейся информации, а также непрерывное пополнение функционала.

РЕЗУЛЬТАТ НАЛИЦО

В подтверждение эффективности внедрения программного комплекса «Аптека» Ю. Жданюк привел данные о деятельности аптеки «Адонис»*.

Итак, оценивая экономическую эффективность автоматизации работы, можно отметить значимый прорыв показателей хозяйственно-коммерческой деятельности. Прежде всего, укрепились позиции «Адониса» относительно других аптечных учреждений Киевской обл., о чем красноречиво свидетельствует динамика отклонения доли аптеки относительно среднего удельного веса других розничных торговых точек области (рис. 1).

Рис. 1

Отклонение доли аптеки «Адонис» от среднего показателя общего объема аптечных продаж в денежном выражении в Киевской обл. по итогам II кв. 2009 – IV кв. 2010 г.

Примечательно также, что квартальная выручка аптеки «Адонис» увеличивается опережаю­щими темпами по сравнению с другими аптечными учреждениями области (рис. 2).

Рис. 2

Темпы прироста выторга в среднем на 1 торговую точку в Киевской обл. и аптеки «Адонис» по итогам II–IV кв. 2010 г. по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года

Важно отметить, что основным преимущест­вом автоматизации аптеки является колоссальная экономия времени. Многочасовые операции пос­ле перехода на новую систему учета превратились в минутное дело (рис. 3). Что касается обработки первичных документов бухгалтерией, то раньше на это уходил целый месяц, теперь — около 2 ч. Осуществление заказа в режиме online обеспечивает значительную экономию времени практически на всех этапах процесса (таблица). Среди ключевых результатов экономии времени на решение рутинных задач — ускорение оборачиваемости средств аптеки.

Рис. 3

Временные затраты на некоторые операции до и после автоматизации аптеки

Оценивая социальную значимость автоматизации аптеки, можно отметить повышение удовлетворенности клиентов уровнем и скоростью обслуживания, возможность внедрения индивидуальных дисконтных программ, повышающих доступность фармацевтической продукции для населения. Естественным следствием при этом является формирование устойчивой лояльности покупателей к данной аптеке и повышение эффективности бизнеса в целом. Кроме того, сотрудники аптеки также ощутили позитивное влияние перехода на новую систему учета, которая наряду со значительной экономией их времени предоставила массу новых возможностей для качественного выполнения работы.

P.S .

Юрий Жданюк : «За два года работы подтвердилась правильность нашего выбора. Система учета «Аптека» — динамично развивающийся проект, максимально удовлетворяющий нуждам современного фармацевтического бизнеса » .

Бажаєте завжди бути в курсі останніх новин фармацевтичної галузі?
Тоді підписуйтесь на «Щотижневик АПТЕКА» в соціальних мережах!