АПАУ повідомляє про можливість ведення електронного документообігу в аптеках

Останнім часом все більше суб’єктів господарювання удосконалюють внутрішній документообіг, а також свою роботу з контрагентами. Однією з новел нашого законодавства у цьому напрямку є впровадження на підприємстві електронного документообігу, а саме: ведення обліку документів у електронному вигляді та здійснення їх підпису уповноваженими особами із застосуванням електронного цифрового підпису. Зазначимо, що первинні документи, складені в електронній формі, можуть застосовуватися в бухгалтерському обліку за умови дотримання законодавства, що регулює дану сферу діяльності. У разі дотримання всіх вимог юридичну силу документа не може бути заперечено виключно через те, що він має електронну форму.

Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами — суб’єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі. Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі.

У свою чергу, ведення документообігу в електронному вигляді не звільняє суб’єкта господарювання від обов’язку зберігання інформації на електронних носіях, що дає змогу перевірити їх цілісність, і протягом терміну, який не повинен бути меншим за термін, встановлений для відповідних документів на папері. Також на суб’єкта покладається обов’язок щодо виготовлення за власний рахунок копій документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Державною фіскальною службою України було надано роз’яснення щодо даного питання. Офіційну позицію про запровадження такого порядку ведення обліку документів викладено в Листі від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15.

Однак на практиці у суб’єктів господарювання виникають питання, які не мають однозначної відповіді щодо можливості застосування такої моделі документообігу. Слід звернути увагу на діяльність аптек та аптечних мереж, яка налічує ряд спеціальних законодавчих вимог, обов’язкових до виконання. Так, з метою дотримання порядку контролю якості лікарських засобів під час роздрібної торгівлі відповідно до Наказу МОЗ України від 29.09.2014 р. № 677 на Уповноважену особу підприємства покладено обов’язки щодо оформлення письмових висновків вхідного контролю якості лікарських засобів шляхом відмітки на прибутковій накладній.

Враховуючи той факт, що використання цифрового електронного підпису на електронному документі не спростовує його юридичної сили, аптеки мають можливість впровадження у своїй господарській діяльності електронного документообігу. У свою чергу, Уповноважена особа буде мати право на оформлення висновків вхідного контро­лю якості лікарських засобів шляхом проставляння електронного цифрового підпису та інших обов’язкових реквізитів на електронному документі в системі електронного документообігу.

Громадська спілка «Аптечна професійна асоціація України» (АПАУ) також звернулася за роз’ясненнями до Державної служби України з лікарських засобів та контролю за наркотиками та отримала позитивну відповідь щодо можливості ведення в аптеках та аптечних мережах електронного документообігу, зокрема в частині оформлення висновків вхідного контролю якості лікарських засобів із застосування цифрового підпису Уповноваженої особи.

Бажаєте завжди бути в курсі останніх новин фармацевтичної галузі?
Тоді підписуйтесь на «Щотижневик АПТЕКА» в соціальних мережах!