Як працювати менше, а робити більше: деякі практичні поради для фармацевтів

Ми — раби своїх звичок. Змініть свої звички, і зміниться ваше життя. Роберт Кійосакі (Robert Kiyosaki)

У сучасному конкурентному середовищі підвищення продуктивності праці є однією з найважливіших цілей багатьох організацій, у тому числі й аптечних закладів. Вища продуктивність може призводити до економічного росту, збільшення прибутковості та здорового соціального прогресу. Своєю чергою, більш продуктивні працівники мають змогу отримувати вищі заробітні плати, кращі умови праці та перспективні можливості працевлаштування порівняно зі своїми не зовсім «продуктивними» колегами (Abdelwahed N.A.A. et al., 2023).

Однак досягнути значущої продуктивності — це ніби досягти вершин мистецтва, яким потрібно вчитися та які потрібно вдосконалювати. Тож пропонуємо вам розглянути деякі поради, що можуть допомогти пізнати ази продуктивності та раціонально оптимізувати свої робочі процеси.

1. Будь, як Парето!

«Принцип Парето», названий на честь його розробника Вільфредо Парето (Vilfredo Pareto), говорить, що 20% зусиль приносять 80% результату (Prabir J. et al., 2021). Він може бути адаптований під роботу фармацевтів, оскільки дає змогу підвищити ефективність, прибутковість та якість послуг, концентруючись на критично важливих аспектах роботи, які приносять найбільший результат. Наприклад, у таких напрямках, як:

• управління асортиментом та запасами (керівнику аптеки потрібно визначити 20% товарів, що приносять 80% прибутку, а потім зосередити свою увагу на їхній наявності та закупівлях, водночас визначивши та зменшивши обсяг 20% «неходових» товарів);
• обслуговування клієнтів (фармацевт має мати «про запас» для себе 20% типових запитань, які у 80% випадків можуть сприяти покупці супутніх товарів відвідувачами, а заразом і збільшення суми середнього чека);
• оптимізація робочого часу (працівнику аптеки варто обрати 20% робочих завдань, які потребують найбільшої уваги та концентрувати свої зусилля на них, а решту — 80% роботи спробувати оптимізувати: наприклад, основну увагу приділяти спілкуванню з клієнтами, а поточні зобов’язання, як-от заповнення поточної документації, адаптувати по максимуму під можливості програмного забезпечення);
• контроль якості (завідувач аптеки може віддиференціювати 20% робочих помилок, що викликають 80% проблем в роботі, та спробувати усунути їх: наприклад, коли виявилося, що більшість прострочених ліків — це препарати, які зберігаються на найвищих полицях, переставити їх на поличку на рівні погляду першостільника).

2. Враховуй свої реальні можливості!

Один з важливих базисів продуктивності — раціональне планування. Не варто навантажувати себе нескінченними списками справ, які насправді неможливо виконати. Такий ірраціональний підхід не лише знижуватиме продуктивність, а й може розсіювати увагу (за даними www.apa.org), у тому числі й у фармацевта під час роботи.

Оберіть усього 2–3 найважливіші завдання на добу, але зробіть їх якісно, а не 23, коли за кожним висітиме «хвіст» помилок та недопрацювань.

3. Не беріть усе на себе!

Не соромтеся поділитися з колегами своїми відчуттями та визнати, що ви не справляєтеся з обов’язками (особливо актуально для новачків чи стажерів). У багатьох випадках делегування деяких своїх повноважень помічникам або колегам (Mathebula В. et al., 2020), або ж тимчасове зниження навантаження з боку керівництва (наприклад під час стажування працівника) — крок назустріч збільшенню майбутньої продуктивності.

При цьому не забувайте про цифрові технології або ж автоматизацію процесів, що можуть полегшити виконання певних завдань (Rožman M. et al., 2023), а за їх відсутності спробуйте довести до керівництва їх важливість та агітувати за впровадження (наприклад чат-ботів або систем нагадувань).

4. Є час на працю, має бути і на відпочинок!
5. Пам’ятайте про чіткі межі, за які виходити не слід. Адже перепрацювання — це один з найсерйозніших ворогів продуктивності, особливо в сучасних умовах постійного стресу (Hulls P.M. et al., 2022).

Потрібно собі один раз і назавжди усвідомити, що має бути час не лише на роботу, а й відпочинок, зокрема впродовж робочого процесу. При тому відпочивати тіло має не лише фізично, а й емоційно. Головний мозок теж потребує «розрядки», адже може суттєво «втомлюватися» через необґрунтовані надмірні навантаження (Sato K. et al., 2020).

Зокрема, актуальною може стати техніка тайм-менеджменту Pomodoro, яка передбачає розділення праці на менші частини, щоб уникати перевтоми та зробити прийнятними навіть найскладніші завдання. Вона передбачає 25 хв праці, а потім 5 хв відпочинку; а після 4 повторюваних циклів — ще довшу перерву. Визначено, що використання методу Pomodoro може сприяти підвищенню витривалості та збереженню уважності (Costales J.A. et al., 2021).

Ну і наостанок: не забувайте щотижня аналізувати свої техніки оптимізації роботи, щоб зрозуміти конкретно у вашому випадку, що «працює», а що — ні. З часом, обравши найбільш належний варіант, ви зможете не лише підвищити продуктивність, а й суттєво — результативність. Та зрозумієте, що працювати менше, але продуктивніше — цілком реально. Головне — змінити мислення: якість важливіша за кількість, а розумні звички значно перевершують сліпу завзятість. І, як казав великий Конфуцій: «Неважливо, як повільно ти йдеш, головне — не зупиняйся!».

Інна Грабова

Бажаєте завжди бути в курсі останніх новин фармацевтичної галузі?
Тоді підписуйтесь на «Щотижневик АПТЕКА» в соціальних мережах!