Управление товарным ассортиментом в аптеке

Каждое аптечное учреждение или аптечная сеть ежедневно решает для себя множество задач, связанных с формированием и управлением ассортиментом. В ассортимент аптек входит много категорий товаров, среди которых лекарственные средства (ЛС), изделия медицинского назначения (ИМН), косметика и БАД. Так как максимальная доля в общем объеме аптечных продаж в Украине приходится на ЛС (в I полугодии 2008 г. она составила 81,7% в денежном и 61,3% в натуральном выражении), то в ходе анализа ассортимента будут использованы данные по этой категории товаров (детальнее о ситуации, сложившейся на розничном фармрынке в I полугодии 2008 г., читайте в «Еженедельнике АПТЕКА» № 32 (653) от 18.08.2008 г.). Сложность процесса управления ассортиментом заключается в большом количестве торговых наименований препаратов, которые реализуются через аптечную сеть. К тому же существуют нормативные требования по наличию обязательного ассортимента препаратов (приказ МЗ Украины от 25.11.2004 г. № 569 «Про затвердження обов’язкового мінімального асортименту лікарських засобів для аптек»). Значительные ограничения на работу с ассортиментом накладывает сложность точного расчета потребности в ЛС. И при всем этом обеспечение ЛС населения и лечебных учреждений должно быть высококачественным.

В целом можно сказать, что в современных условиях конкуренции на рынке формируется структура необходимого ассортимента, поэтому задача аптечных учреждений — удовлетворить спрос в максимально полном объеме и быстрее, чем конкуренты. При неоптимальной структуре ассортимента снижается уровень прибыли, утрачиваются конкурентные позиции на фармрынке и, как следствие, снижается экономическая устойчивость предприятия.

Существует несколько этапов работы с ассортиментом: планирование, формирование и  управление. Их сущность заключается в своевременном предложении определенной совокупности товаров, которые бы наиболее полно удовлетворяли спрос определенных категорий покупателей. Рассмотрим подробнее каждый из них.

ПЛАНИРОВАНИЕ АССОРТИМЕНТА

Планирование ассортимента — это процесс определения перспективных торговых наименований, которые будут наполнять ассортиментный портфель, удовлетворять потребностям потребителей и обеспечивать аптечному предприятию прибыльную работу.

Комплексный подход к планированию возможен только на основе полной информации об ассортименте аптечных учреждений конкретного региона, объеме продаж каждой товарной позиции и группы товаров, учитывая особенности месторасположения и организации работы самого аптечного учреждения, и, конечно же, о потребностях и предпочтениях покупателей. На наполнение ассортимента также оказывает влияние промоционная активность производителей, поэтому следует учитывать влияние рекламы и деятельности медпредставителей.

Широко распространенным способом планирования изменений ассортимента является анализ дефектуры, позволяющий выявить спрос на отсутствующие препараты путем фиксации спроса покупателей первостольником в учетной системе или на бумажных носителях (журнал неудовлетворенного спроса, или учета дефектуры). Однако он имеет и свои недостатки, поскольку возможно искажение данных за счет недостаточно эффективной системы отслеживания дефектуры. Кроме этого, не всегда можно получить объективные данные, поскольку исследование потребительских предпочтений только в  одной торговой точке часто не является репрезентативным.

ФОРМИРОВАНИЕ АССОРТИМЕНТА

На формирование ассортимента влияет много факторов, среди которых — месторасположение аптечного учреждения, его размер и  тип, а также форма организации торговли. Так, структура потребления в аптеках, расположенных в  спальных или центральных районах города, в  оживленных местах и в аптеках самообслуживания будет иметь свою специфику. Также деятельность по формированию ассортимента предусматривает изучение информации об особенностях рынка, выбор дистрибьюторов и определение ценовой политики, необходимые для эффективной прибыльной работы.

УПРАВЛЕНИЕ АССОРТИМЕНТОМ

Управление ассортиментом – комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию ассортимента, минимизацию товарных запасов и дефектуры.

Среди основных способов управления ассортиментом необходимо выделить анализ собственных продаж. Этот метод применяют для определения оптимального размера запасов. Его эффективность зависит от частоты обновления ассортимента с учетом тенденций регионального рынка. В настоящее время сложилась практика мониторинга цен конкурентов, но в данном случае корректируются только цены.

При работе над ассортиментом наибольшее внимание уделяется анализу собственных продаж. Как правильно это осуществить? Так, к  основным методам анализа собственных продаж, которые могут использоваться в аптечных учреждениях, относят (www.farmoboz.ru):

1. Анализ динамики объема продаж по каждой категории препаратов, маржинального дохода, средней суммы покупки и количества покупок — используется для коррекции ассортиментной политики и ценовой стратегии.

2. Анализ структуры чеков — для оценки эффективности мерчандайзинга, анализа состава чеков различных групп покупателей и выделения наиболее часто встречающихся и совместно покупаемых товаров.

3. Анализ структуры товарооборота и маржинального дохода (АВС-анализ) предусматривает анализ ассортимента, его разделение по степени влияния на общий объем продаж на три группы и выбор направлений по работе с каждой из них с целью оптимизации ассортимента, и, следовательно, увеличения совокупной прибыли.

4. XYZ-анализ помогает оценивать и сравнивать стабильность продаж товарных групп или отдельных товаров различного типа спроса либо различных ценовых категорий. Применяется для оптимизации товарных запасов и определения частоты заказа товара.

5. Анализ эластичности и эффективности использования торговых площадей подразумевает оценку эффективности изменений планировки или выкладки, проведенных в аптеке. Применяется для перераспределения места в торговом зале и на полках.

Как видим, существует много различных методов анализа продаж. Наиболее распространенные и популярные среди них сегодня — АВС- и XYZ-анализ, которые являются базисом для управления ассортиментом. Однако именно эти методы представляются одними из наиболее сложных, поскольку требуют анализа большого массива данных.

АВС- И XYZ-АНАЛИЗ

В основе ABC-анализа заложен прогноз того, что превалирующую долю в товарообороте в денежном выражении составляет незначительная часть ассортиментных позиций. При проведении указанного анализа реализованные товары распределяют в порядке уменьшения их объема продаж и рассчитывают удельный вес реализации ассортиментной позиции. При этом на позиции, формирующие класс А, приходится 80% товарооборота, а их доля в общем количестве ассортиментных позиций может составлять около 20%. Класс В — это почти 10% объема реализации товара, которые обеспечивают почти 30% торговых наименований препаратов. Класс С формируют остальные единицы наименований с низким товарооборотом (50% совокупности анализируемых позиций, которые составляют не менее 10% общего оборота).

XYZ-анализ, сущность которого заключается в структуризации потребления товаров по стабильности потребления и возможности его прогнозирования, необходимо проводить параллельно с ABC-анализом. Для определения принадлежности препаратов к одной из 3 групп (X, Y, Z) необходимо рассчитать коэффициент вариации, который демонстрирует отклонение в  стабильности продаж в анализируемый период. Чем меньше его значение, тем стабильнее продажи. Потребление ЛС из группы X имеет почти стабильный характер, коэффициент вариации не превышает 10%. Группа Y характеризуется определенными тенденциями потребления (например, сезонностью), коэффициент вариации составляет 10–25%. Потребность в товарах группы Z является стохастической, ее сложно предсказать, коэффициент вариации превышает 25% (www.rombcons.ru).

Для прояснения ситуации по данному направлению мы решили разобрать АВС- и XYZ-анализ на примере конкретной аптеки. Перед проведением анализа посмотрим на изменение в ассортименте аптечных учреждений по Украине в целом. Следует отметить, что в Украине давно уже успела сформироваться тенденция расширения ассортимента аптечных учреждений. Количество аптек, в ассортименте которых менее 1 тыс. наименований препаратов, за последние несколько лет заметно сократилось (рис. 1). В 2007 г. по сравнению с предыдущим годом их количество уменьшилось на 50%. Тогда как количество аптек с ассортиментом более 5 тыс. позиций стало гораздо больше.

Рис. 1 Количество торговых наименований ЛС, которое, по оценке экспертов центров закупок, было в ассортименте аптечных предприятий (АП) в 2005, 2006 и 2007 г. (источник: ежегодный рейтинг газеты «Еженедельник АПТЕКА» — «ФармЭксперт», www.apteka.ua)

Для проведения анализа мы использовали реальные данные о продажах ЛС в январе–июне 2008 г. в  аптеке, которая находится в крупном городе с населением около 200 тыс. человек и входит в состав аптечной сети. Товарооборот этой аптеки составляет 100–150 тыс. грн. в месяц. Так, по данным, любезно предоставленным аптекой для анализа, в I полугодии 2008 г. в ее ассортименте насчитывалось более 2,7 тыс. наименований реализуемых препаратов (с учетом формы выпуска и производителя). Тогда как во всех учреждениях города по итогам I полугодия 2008 г. количество торговых наименований составило 5,9 тыс. Анализ ассортимента по городу в целом проведен по данным системы исследования рынка «Фармстандарт» компании «МОРИОН».

Среднее количество реализуемых в месяц торговых наименований препаратов по аптеке — 1800–1900, из них лишь около 40% продавали каждый месяц (рис. 2). В этой аптеке сопутствующие категории товаров в исследуемый период составили более 1 тыс. торговых наименований (около 22% всего ассортимента), что обусловлено классическим форматом торговли. Отметим, что в  данном аптечном учреждении ежемесячно количество реализованных торговых наименований препаратов составляло около 40% ассортимента всех аптечных учреждений города, по городу в целом количество таковых колебалось в пределах 4700–4800. При анализе общегородской структуры учитывали все три типа аптечных учреждений (аптеки, аптечные пункты и киоски), которые имеют свою специфику формирования ассортимента. Также следует отметить, что в аптеке, как и в других учреждениях города, количество реализованных торговых наименований ЛС на протяжении января–июня 2008 г. менялось незначительно.

Рис. 2 Динамика количества наименований ЛС (с учетом форм выпуска) в исследуемой аптеке и по городу в целом в январе–июне 2008 г.

Объем продаж ЛС в денежном выражении в  исследуемой аптеке, несмотря на влияние фактора сезонности, был более стабильным, чем по городу в целом. Доля продаж аптеки в общем объеме продаж в денежном выражении по городу составляет около 2%. Немаловажно, что ее удельный вес по этому показателю к середине 2008 г. по сравнению с его началом постепенно увеличивался. А это свидетельствует о том, что аптека наращивает свои обороты быстрее, чем это происходит по городу в  целом.

В исследуемом аптечном учреждении на протяжении января–июня 2008 г. динамика объемов закупок как в денежном, так и в натуральном выражении соответствовала динамике объемов продаж, что свидетельствует о стабильности товарных остатков (рис. 3, 4). Остатки на начало каждого месяца исследуемого периода находились практически на одинаковом уровне, что также позволяет судить о неизменности подходов к управлению товарным ассортиментом.

Рис. 3 Динамика объемов закупок и продаж ЛС в денежном выражении в исследуемой аптеке в январе–июне 2008 г.

Рис. 4 Динамика остатков на начало периода, объемов закупок и продаж ЛС в натуральном выражении в исследуемой аптеке в январе–июне 2008 г.

Прежде чем приступить к комплексному анализу ассортимента АВС и XYZ, следует рассмотреть результаты распределения количества торговых наименований препаратов и их объемов продаж, а также валовой маржи по группам А, В и С. В исследуемой нами аптеке они представлены на рис. 5. Так, 80,0% общего объема продаж ЛС в денежном выражении приходится на торговые позиции, попавшие в группу А. Препараты данной группы составили 28,1% общего количества ассортиментных позиций и обеспечили 79,5% валовой маржи аптеки. Следует отметить, что группа А сформирована более дорогостоящими, чем группа В и С, препаратами. Этот факт объясняет то, что доля препаратов группы А в общем объеме продаж ЛС в натуральном выражении меньше, чем в денежном, и составляет 72,4%. Средневзвешенная маржа от продажи 1 упаковки препаратов этой группы также превысила таковую по группам В и С.

Рис. 5 Доля объема продаж в денежном и натуральном выражении, количества наименований ЛС (с учетом форм выпуска) и валовой маржи и в разрезе групп А, В, С в исследуемой аптеке в I полугодии 2008 г.

Совместим полученные результаты АВС-анализа с XYZ. Следует отметить, что при проведении АВС — XYZ-анализа ассортимента его объектом могут быть данные об объеме продаж в натуральном или денежном выражении. Выбор способа расчета зависит от целей, которые ставит перед собой компания. Группы А, В, С были сформированы в соотношении 80:10:10 по объемам продаж в денежном выражении. Коэффициент вариации объемов продаж в денежном выражении позволил распределить торговые наименования по группам X, Y, Z. Для группы Х он находился в диапазоне до 10%, для группы Y — 10–25%, для группы Z — больше 25%.

Матричное изображение интегрированного АВС — XYZ-анализа ассортимента исследуемой аптеки представлено в табл. 1, 2. Матрица АВС – XYZ для ассортиментных позиций исследуемой аптеки показала отсутствие торговых наименований в группе ВХ. Наиболее емкой по количеству товарных позиций является группа СZ.

Таблица 1
Матрица АВС – XYZ по количеству торговых наименований препаратов в исследуемой аптеке в I полугодии 2008 г.

Таблица 2
Матрица АВС – XYZ по доле количества торговых наименований препаратов в ассортименте исследуемой аптеки в I полугодии 2008 г.

Для обоснованного анализа ассортимента необходимо сравнить данные, полученные при анализе аптеки, с данными АВС — XYZ-анализа по городу в  целом (табл. 3, 4). Сравнив показатели по группе А, видим, что 80% продаж в аптеке обеспечивают 28,0% товарных позиций. Тогда как по городу этот показатель приближается к правилу Парето (80% продаж обеспечивают 20,0% торговых наименований). Доля препаратов группы В в  аптеке и в  целом по городу составила 15,3 и 11,1% соответственно. Отдельного внимания заслуживает группа Х, поскольку ее формируют препараты, пользующиеся постоянным спросом. В исследуемой аптеке она представлена 16 торговыми наименованиями (0,6%). По городу же в целом в нее вошло 58 товарных позиций (1,0%).

Таблица 3
Матрица АВС – XYZ по количеству торговых наименований препаратов в городе в I полугодии 2008 г.

Таблица 4
Матрица АВС – XYZ по доле количества торговых наименований препаратов в ассортименте по городу в целом в I полугодии 2008 г.

Важнейшими для закупки являются препараты, которые попали в ячейки с параметрами АХ, АY, АZ, ВY и СХ, поскольку потребность в них на определенный период можно предусмотреть. При этом в поле АZ находятся препараты, имеющие большую долю в объемах продаж, хотя и характеризующиеся стохастическим потреблением.

Рассмотренный нами метод анализа АВС – XYZ позволил определить пути оптимизации ассортимента исследуемой аптеки. Очевидно, что в группе А отсутствуют необходимые торговые наименования. Наибольшее внимание необходимо уделить наполнению групп АХ, АY, так как их формируют препараты, обеспечивающие максимальный объем продаж и пользующиеся стабильным спросом. В  это же время для группы В характерно отсутствие товаров, пользующихся постоянным спросом (ВХ). Таким образом, следует определить их и включить в ассортимент аптечного учреждения. Группа Z составляет 93,0% всех торговых наименований аптеки, в то время как по городу в целом — 86,0%. Следовательно, необходимо уменьшить долю препаратов группы Z и тем самым освободить оборотные средства, которые можно направить на наполнение более важных групп. Для оптимизации ассортиментной политики следует постоянно осуществлять мониторинг не только всего ассортимента препаратов, но и больше внимания уделять группам, обеспечивающим максимальный объем продаж (группа А) и пользующихся постоянным спросом (группа Х).

Очевидно, что АВС — XYZ-анализ позволяет эффективно анализировать ассортимент, оптимизировать его и грамотно управлять закупками. Оперируя информацией об аптечных продажах в  городе или регионе, а также данными аудита, аптечные учреждения смогут самостоятельно оптимизировать ассортимент.

Разумеется, существует еще огромный перечень вопросов, связанных с ассортиментной политикой, которые невозможно рассмотреть в  рамках одной публикации. При этом очевидно, что для комплексного анализа собственных продаж и разработки эффективной ассортиментной политики необходимо по возможности использовать существующие методы и постоянно следить за появлением новых. n

Юлия Лысак