Как разобраться в хаосе бизнеса?

Одной из наиболее распространенных причин недостаточно успешного развития компании является то, что ее руководители не знают, какой из видов деятельности или отделов наиболее прибыльный и, что самое важное, почему. «Размазывание» ресурсов по направлениям деятельности, группам товаров часто приводит к тому, что боўльшая часть прибыли теряется при обслуживании неприбыльных направлений. В то же время, стремясь максимизировать прибыль, руководитель сокращает расходы по всем статьям и тем самым нередко «рубит сук, на котором сидит».

Обслуживание различных направлений деятельности, сегментов рынка, географических регионов и сложная организационная структура предприятия зачастую не позволяют руководству ясно представить себе картину прибыльности разных бизнес-единиц и бизнес-процессов. Определение наиболее выгодных из них «на глазок» или интуитивно только усугубляет ситуацию. Например, стремление оптовых компаний быть «как все» и открывать как можно больше региональных складов может привести к большим затратам, окупаемость которых довольно призрачна.

Когда бизнес становится неуправляемым, это порождает массу новых проблем, которые поглощают не только энергию предпринимателей, но и их деньги. Не зная точно, на чем зарабатываем деньги, а на чем теряем, мы шарахаемся от одного проекта к другому: открываем и закрываем аптеки, заключаем валютные контракты и отказываемся от них и т.д. Когда становится трудно зарабатывать, мы начинаем экономить. Причем одновременно на всем: бензине, телефонных переговорах, бумаге, заработной плате сотрудников и т.д.

Как разобраться в собственном бизнесе? Как сделать его прозрачным и управляемым? Где взять данные для принятия маркетинговых и управленческих решений? Как определить, какие деньги потрачены зря? Наконец, как навести порядок на «собственной кухне»?

Управленческий учет — это и есть учет «собственной кухни» предприятия. Он предназначен для создания оперативной системы принятия руководством управленческих решений. Конечно же, управленческий учет в том или ином виде существует в любой организации. Руководителю предоставляется интересующая его информация для того, чтобы принимать соответствующие управленческие решения. Но всегда ли такой информации достаточно для принятия решения и всегда ли она оперативна? Ведь ценность информации во многом зависит от того, «поставляются» ли данные в реальном масштабе времени и в необходимом объеме. Нередко сведения о ресурсах и затратах предприятия поступают одновременно в бухгалтерию, планово-экономический отдел, содержатся в складской программе. Причем нередко они противоречивы. Увязать их, сделать так, чтобы они реально отражали процессы, происходящие в компании, позволяет управленческий учет.

Цель управленческого учета — обеспечение руководящего звена компании информацией, которая необходима для принятия решений и эффективного управления.

Идеальной схемой управленческого учета на предприятии является создание внутренних стандартов учета и компьютеризация процесса учета с помощью программного обеспечения в составе внутренней сети предприятия.

Важно отметить, что система управленческого учета нужна не сама по себе, а для решения задач оперативного анализа и управления предприятием. Система управленческого учета — это инструмент управления бизнесом, позволяющий снизить степень неопределенности при принятии решений.

Правильно поставленный управленческий учет:

  • позволяет получить информацию, необходимую для определения приоритетов и  планирования дальнейшей работы компании

  • предоставляет базу для оценки перспектив и возможностей

  • дает инструменты контроля за исполнением принятых решений.

Многие руководители, возможно, не представляют себе реальных преимуществ правильного использования управленческого учета, так как нередко отождествляют его с финансовым учетом, предназначенным для удовлетворения информационных потребностей налоговой инспекции. Но это совсем не так. В финансовой (внешней) бухгалтерии аккумулируется информация о текущих расходах, об основных направлениях этих расходов, о доходах фирмы, состоянии дебиторской и кредиторской задолженности и т.п. Особенности бухгалтерского учета не всегда позволяют представить себе объективную картину ведения бизнеса в режиме реального времени и определить прибыльность различных групп товаров, структурных подразделений и процессов, происходящих на предприятии. Одна из основных задач бухгалтерии — достоверность учета финансовых результатов деятельности предприятия. Информация эта предназначена для внешних по отношению к предприятию пользователей — налоговых органов, банков, финансовых институтов, поставщиков, потенциальных инвесторов. Финансовая отчетность не является коммерческой тайной, она открыта для публикации и, как правило, заверяется независимой аудиторской организацией. При этом ведение финансовой бухгалтерии для предприятий является обязательным.

Что касается управленческой (внутренней) бухгалтерии предприятия, то вопрос о том, создавать ее или нет, решает руководство компании. В системе внутреннего учета прежде всего осуществляется сбор информации о затратах, причем не бухгалтерских, а так называемых экономических.

Затраты в данном случае группируются и учитываются по:

  • видам

  • местам их возникновения

  • носителям затрат.

Места возникновения затрат — это структурные единицы и подразделения, в которых происходит первоначальное потребление ресурсов (рабочие места, отделы и подразделения, филиалы). Под носителями затрат подразумевают виды продукции (работ, услуг), предназначенные для реализации на рынке.

В системе управленческого учета необходимо выделять такие объекты учета, как «центры ответственности», поскольку управление затратами происходит через деятельность людей, которые отвечают за целесообразность того или иного вида расходов. Центр ответственности — структурный элемент предприятия, в пределах которого менеджер ответственен за целесообразность понесенных расходов (например, торговый отдел, склад, отдел маркетинга и т.п. или аптеки в составе розничной сети).

Руководство компании принимает решение о том, каким образом и по каким критериям классифицировать затраты, насколько конкретизировать места возникновения затрат и как сопоставлять их с центрами ответственности.

Данные управленческого учета обычно представляют собой коммерческую тайну и не подлежат публикации. Руководство компании определяет формы, устанавливает сроки и периодичность представления внутренней — управленческой — отчетности. Эта система учета не регламентируется законодательством.

ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В КОМПАНИИ

Управленческий учет на предприятии необходим для обоснования управленческих решений не только руководителями, но и менеджерами всех уровней. Сфера применения управленческого учета в общем процессе управления предприятием — планирование и контроль.

Процесс внедрения системы управленческого учета может быть успешным при соблюдении трех условий:

  • наличие специалистов

  • активное участие высшего руководства компании

  • наличие специальных ресурсов, выделенных для этой задачи.

Важно отметить, что система управленческого учета не создается раз и навсегда. Ведь организации свойственно развиваться. Если система управленческого учета не будет меняться вместе с организацией, то она утратит свою эффективность и превратится в еще один источник неоправданных затрат.

Что касается участия высшего руководства компании как непременного условия успешного внедрения данной системы, то надо отметить, что, к сожалению, часто именно отсутствие должного участия является камнем преткновения на пути организации управленческого учета. Нередко руководитель фирмы считает, что «специалисту виднее», как организовать управленческий учет. Это в корне неверное предположение, так как данные управленческого учета предназначены для удовлетворения информационных потребностей руководителей, принимающих решения, и в первую очередь — для высшего руководства компании. А это означает, что для правильной постановки управленческого учета специалисту необходимо знать, какая именно информация необходима руководству компании, чтобы основываясь на этом, формировать систему управленческого учета.

Таким образом, на этапе постановки задачи управленческого учета участие высшего руководства необходимо для того, чтобы объяснить специалисту структуру, цели и задачи, которые ставит компания перед данной системой, а также определить информационные потребности руководства компании. Но этим необходимость участия высшего руководства не исчерпывается. В дальнейшем участие руководителя необходимо для преодоления возможного (и часто возникающего) сопротивления менеджеров среднего уровня и исполнителей при построении и отладке данной системы, так как в случае ее успешного внедрения руководство получает точный и жесткий механизм контроля и оценки деятельности всех бизнес-единиц и их руководителей. Иногда руководители среднего звена и специалисты не понимают, зачем нужна система управленческого учета, поэтому или неохотно предоставляют запрашиваемую информацию, или предоставляют неверные и неполные сведения, искажающие реальную картину.

Безусловно, для успешного внедрения системы управленческого учета необходимо задействовать определенные ресурсы, так как создание данной системы является весьма сложной задачей и требует существенных затрат времени и средств, особенно в крупных организациях со сложной структурой. К тому же сотрудники компании, даже будучи хорошими специалистами, не смогут построить эффективную систему управленческого учета «в свободное время», поскольку заняты выполнением своих обязанностей. Таким образом, необходимо выделить для этой цели и определенные человеческие ресурсы.

СИСТЕМА УЧЕТА ЗАТРАТ

Основополагающей частью системы управленческого учета является учет затрат и управление ими. Нужно отметить, что общепринятого стандарта учета затрат не существует. Каждое предприятие самостоятельно разрабатывает систему, которая была бы наиболее удобной для оперативного принятия решений.

Такая система должна обеспечить:

  • информацию о расходе ресурсов предприятия

  • прогноз необходимых дополнительных материальных и финансовых ресурсов

  • максимально высокий уровень отдачи от использования ресурсов.

Ведь что такое управление затратами? Это увеличение отдачи от их использования.

Каковы основные преимущества использования эффективной системы управленческого учета для предприятия?

Это:

  • конкурентоспособная продукция (услуги) за счет более низких затрат

  • наличие реальной информации о себестоимости отдельных видов продукции (услуг) и их позиции на рынке

  • возможность использования гибкого ценообразования

  • предоставление объективных данных для составления бюджета предприятия

  • возможность оценки каждого подразделения с финансовой точки зрения и  определение выгодных и невыгодных для предприятия бизнес-единиц, процессов, направлений деятельности.

Значение четко работающей на предприятии комплексной системы управления затратами трудно переоценить. Всем известно, что снижение расходов в большей степени влияет на размер прибыли предприятия, чем такое же увеличение объема продаж. В то же время рост затрат может нанести сокрушительный удар по благосостоянию предприятия даже при увеличении объема продаж. Нередки случаи, когда руководство предприятия, пройдя фазу «бешеного» роста продаж в начале своего пути и столкнувшись с невозможностью наращивания продаж прежними темпами, наконец-то обращает внимание на затраты и решает «бороться» с ними. Но борьба возможна только в том случае, когда известен конкретный «враг», а не общая численность противника. Увидеть же «врага» можно только при более подробной классификации и распределении затрат по центрам ответственности, процессам, группам товаров и т.д.

В настоящее время существует много программных продуктов, которые позволяют более или менее комплексно решать проблему управления затратами в общей системе управления предприятием. Однако приобретение компьютерной системы само по себе не может изменить положения вещей до тех пор, пока руководство компании не будет заинтересовано в совершенствовании системы управления затратами. Разработка системы управленческого учета и отчетности является первым шагом по пути создания системы управления затратами на предприятии.

Сбор информации должен проходить с учетом следующих условий:

  • точность

  • оперативность

  • регулярность

  • удобная для анализа форма.

Очень важно, чтобы уже на первых этапах система управленческого учета и отчетности позволяла «отфильтровывать» лишнюю и ненужную информацию. Поэтому необходимо определить, какая именно информация необходима. Ведь расходы на сбор и анализ информации, которая в дальнейшем не будет использована в процессе принятия управленческих решений, — пустая трата денег. Наверное, многие руководители могут привести примеры, когда толстые отчеты с массивами обработанной информации пылились на полках, так и не будучи востребованы в процессе принятия решений. Смысл системы управленческого учета в обеспечении руководства компании достоверной, точной и оперативной информации о расходовании ресурсов. Причем кроме общих сумм израсходованных ресурсов система управления затратами может и должна отражать взаимосвязи между различными статьями расходов и отдельными бизнес-процессами.

Учет затрат можно проводить не только по разным статьям, но и по основным бизнес-процессам. Каждое подразделение в составе предприятия увязывается с определенной функцией, и это позволяет вести учет затрат по каждому подразделению, по каждому бизнес-процессу, выделяя его в качестве центра затрат. Система управленческого учета рассматривается как часть общей системы наряду с управлением затратами и бюджетированием на предприятии. Но даже одно только внедрение системы управленческого учета позволяет добиться:

  • улучшения информированности сотрудников и руководителей

  • повышения эффективности принимаемых решений

  • гибкости и приспособляемости предприятия к изменяющимся внешним условиям

  • повышения производительности и  эффективности использования всех ресурсов предприятия.

Виктория Кидонь

Коментарі

Коментарі до цього матеріалу відсутні. Прокоментуйте першим

Добавить свой

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

*

Інші статті розділу


Останні новини та статті