Захід організувала Харківська торгово-промислова палата (ТПП) у межах проєкту «Стійкий бізнес Харкова — знання, підтримка, розвиток» за сприяння Програми «Партнерство за сильну Україну», що фінансується урядами Великої Британії, Естонії, Канади, Норвегії, Фінляндії, Швейцарії та Швеції.
Практичними рекомендаціями поділилися Інна Каутна, віцепрезидентка Харківської ТПП, уповноважена особа з питань засвідчення форс-мажорних обставин, та Наталія Мащенко, керівниця юридичного відділу Харківської ТПП.
Що вважається форс-мажором
Як нагадала І. Каутна, повноваження ТПП щодо засвідчення форс-мажорних обставин визначені Законом України «Про торгово-промислові палати в Україні».
Форс-мажорними визнаються надзвичайні та невідворотні обставини, які об’єктивно унеможливлюють виконання зобов’язань, передбачених договором або нормативно-правовим актом.
При цьому кожну ситуацію необхідно оцінювати з урахуванням ключових критеріїв: надзвичайності, непередбачуваності та невідворотності обставин.
За словами доповідачки, підприємства нерідко вважають форс-мажором будь-яку складну ситуацію, яка заважає своєчасно виконати договір. Однак під час детального аналізу може з’ясуватися, що обставини не відповідають установленим критеріям форс-мажору. Зокрема, ними не вважаються:
- фінансово-економічна криза;
- зростання або зміна офіційного чи комерційного курсу іноземної валюти;
- невиконання зобов’язань контрагентами боржника;
- відсутність на ринку товарів, необхідних для виконання договору;
- відсутність у підприємства коштів.
Отже, погіршення фінансового становища підприємства, зниження попиту, втрата покупців чи відсутність грошей через війну самі собою не є достатніми підставами для отримання сертифіката про форс-мажорні обставини.
Війна не є автоматичним форс-мажором
Н. Мащенко наголосила, що однією з найпоширеніших помилок є переконання, що воєнний стан автоматично звільняє підприємство від відповідальності за всі невиконані зобов’язання.
Насправді форс-мажор підтверджується окремо щодо кожного конкретного зобов’язання. Якщо йдеться про договір, ТПП аналізує обставини його невиконання. Якщо підприємство не змогло виконати податковий або інший передбачений законодавством обов’язок, досліджуються причини невиконання саме цього обов’язку.
Так, один сертифікат не можна оформити одразу на десятки чи сотні договорів.
«Один сертифікат — один договір», — зауважила Н. Мащенко.
Крім того, під час укладення договору з контрагентами необхідно уважно прочитати розділ про форс-мажор. У ньому може бути визначено, яка саме ТПП уповноважена засвідчувати відповідні обставини.
Якщо в договорі прямо зазначена ТПП України або конкретна регіональна палата, звертатися необхідно саме до неї. Якщо ж передбачена можливість звернення до ТПП України, регіональної палати або іншого уповноваженого органу, заявник може обрати відповідну установу.
Також у договорі може міститися положення про те, що воєнний стан не визнається сторонами форс-мажорною обставиною або не є форс-мажором щодо виконання певних видів зобов’язань. Це необхідно враховувати ще до підписання документа.
Що дає сертифікат
Сертифікат про форс-мажорні обставини не припиняє зобов’язання і не означає, що його можна взагалі не виконувати.
За наявності належним чином підтвердженого форс-мажору підприємство може бути звільнене від відповідальності за прострочення, зокрема від штрафних санкцій. Строк виконання зобов’язання може бути перенесений з урахуванням періоду дії форс-мажорних обставин.
Проте зобов’язання, якщо його виконання надалі залишається можливим, потрібно буде виконати після припинення дії відповідних обставин.
Важливе значення має причинно-наслідковий зв’язок. ТПП не лише встановлює факт надзвичайної події, а досліджує, чи справді саме ця подія зробила неможливим виконання конкретного зобов’язання.
Наприклад, самого факту обстрілу підприємства недостатньо. Необхідно показати, яке майно або обладнання було пошкоджено, які процеси зупинилися та чому через це компанія не змогла виконати певний договір або передбачений законодавством обов’язок.
Тягар доказування покладається на заявника. Саме підприємство має надати документи, що підтверджують зв’язок між надзвичайною подією та невиконанням зобов’язання.
Повідомити контрагента потрібно якомога швидше
Ще одна принципово важлива умова — своєчасне повідомлення контрагента про настання форс-мажорних обставин.
Порядок і строк такого повідомлення зазвичай визначаються договором з контрагентом. Якщо підприємство не дотрималося встановленого строку, контрагент може відмовитися визнавати форс-мажор навіть за наявності сертифіката та вимагати сплати штрафних санкцій.
Тому після настання надзвичайної події необхідно за першої можливості повідомити іншу сторону договору. Це можна зробити електронною поштою, через месенджер або іншим передбаченим договором способом.
При цьому потрібно зберегти підтвердження надсилання повідомлення: лист, скриншот електронного повідомлення або переписки в месенджері. З документа має бути зрозуміло, кому, коли та яку інформацію було надіслано.
Навіть якщо строк виконання зобов’язання ще не настав, підприємство вже може повідомити контрагента та почати збирати документи. Водночас сертифікат видається після того, як настало прострочення відповідного зобов’язання.
Спочатку варто спробувати домовитися
У разі пошкодження підприємства або виникнення інших надзвичайних обставин спікерки радять насамперед провести переговори з контрагентом.
Якщо інша сторона визнає обставини достатніми, сторони можуть укласти додаткову угоду, перенести строки постачання, змінити інші умови або розірвати договір. У такому разі оформлення сертифіката може не знадобитися.
У ситуації, коли контрагент наполягає на офіційному підтвердженні форс-мажору, необхідно звернутися до уповноваженої ТПП із заявою та відповідним пакетом документів.
Якщо контрагент не визнає сертифікат і надалі вимагає стягнення штрафних санкцій, документ може використовуватися як доказ під час розгляду спору в суді.
Які документи потрібно збирати після обстрілу
У разі пошкодження або знищення майна внаслідок ракетної чи дронової атаки одним із першочергових документів має бути витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (ЄРДР). Якщо виникла пожежа, необхідно також отримати акт про пожежу.
Залежно від ситуації доказами можуть бути:
- витяг з ЄРДР;
- акт про пожежу;
- протокол огляду місця події;
- документи поліції та інших державних органів;
- акти обстеження, складені комісіями органів місцевого самоврядування;
- документи щодо пошкодженого або знищеного майна;
- матеріали фото- та відеофіксації;
- повідомлення, надіслане контрагенту;
- документи бухгалтерського й складського обліку;
- матеріали інвентаризації та акти списання.
Важливо перевірити правильність зазначених у документах адреси, дати та опису події. З них має бути зрозуміло, коли й де стався обстріл, яке майно було пошкоджено або знищено та кому воно належало.
Вичерпного універсального переліку документів для отримання сертифіката не існує. Кожне підприємство має власні процеси, договори та зобов’язання, тому необхідний пакет доказів визначається індивідуально.
Інвентаризація пошкодженого майна
Щойно підприємство отримало безпечний доступ до місця події, необхідно провести позапланову інвентаризацію.
Для цього видається наказ і створюється інвентаризаційна комісія. Вона оглядає майно, складає інвентаризаційні та звіряльні описи, а також протокол, у якому зазначається, які активи знищені й підлягають списанню, а які пошкоджені та можуть бути відремонтовані або відновлені.
До проведення інвентаризації варто залучати не лише бухгалтерів, а й юристів, відповідальних менеджерів і технічних фахівців. Зокрема, саме технічний спеціаліст може визначити стан обладнання та можливість його подальшого використання.
Інформація в усіх документах має збігатися. Назва, кількість і характеристики активів в оборотно-сальдовій відомості, інвентаризаційних матеріалах, протоколі комісії та актах списання повинні бути однаковими. Розбіжності можуть викликати запитання як у ТПП, так і в Державної податкової служби України.
При цьому підприємство може списати лише майно, яке йому належить. Орендовані активи не підлягають списанню орендарем — щодо них проводиться інвентаризація, а інформація про пошкодження передається власнику.
Якщо постраждало орендоване приміщення
Під час вебінару учасники запитали, чи можна отримати сертифікат, якщо через обстріл постраждав склад і підприємство не може користуватися орендованим приміщенням.
Н. Мащенко пояснила, що відсутність коштів для сплати орендної плати не є форс-мажором. Однак підприємство може звернутися щодо засвідчення неможливості використовувати орендоване приміщення за його цільовим призначенням.
Для підтвердження знадобляться договір оренди, документи про пошкодження, витяг з ЄРДР, акт про пожежу, матеріали інвентаризації та підтвердження повідомлення контрагента.
Аналогічний підхід застосовується, якщо орендоване майно знищене або пошкоджене і його неможливо повернути власнику в передбаченому договором стані.
Якщо знищено товар або обладнання
Якщо продукцію вже було частково виготовлено, але вона постраждала внаслідок обстрілу, необхідно документально підтвердити як факт її виробництва, так і факт пошкодження.
Інформація про продукцію має бути відображена в бухгалтерському обліку, внутрішніх актах, складських документах та матеріалах інвентаризації. До них додаються документи поліції, акт про пожежу та повідомлення контрагенту.
Якщо підприємство може відновити виробництво, сторони можуть домовитися про перенесення строків постачання. Якщо разом із товаром знищене обладнання і подальше виконання договору стало неможливим, може постати питання про його розірвання.
Коли потрібен висновок про істотну зміну обставин
Не кожна об’єктивно складна для бізнесу ситуація відповідає ознакам форс-мажору. У таких випадках ТПП може надати інший документ — експертний висновок, висновок про істотну зміну обставин, або hardship-висновок.
Він може бути корисним, якщо:
- виконання договору залишається можливим, але стало значно дорожчим;
- постачальник підприємства не виконав власних зобов’язань;
- необхідно перенести строк виконання договору на період, довший за строк дії форс-мажору;
- сторони планують змінити умови або розірвати договір;
- обставини не відповідають критеріям форс-мажору, однак суттєво вплинули на виконання зобов’язань.
Як приклад І. Каутна навела логістичні компанії, для яких суттєве подорожчання пального зробило виконання договорів за раніше погодженою ціною економічно невигідним. Для підтвердження істотної зміни обставин підприємства надавали розрахунки, статистичні дані та результати дослідження ринку пального.
На підставі такого висновку сторони могли переглянути вартість послуг та внести зміни до договорів.
Водночас зміна або розірвання договору відповідно до цього механізму насамперед потребує згоди сторін. Тому перед замовленням hardship-висновку варто з’ясувати, чи готовий контрагент його врахувати.
Якщо домовитися не вдалося, висновок може використовуватися як доказ у суді для обґрунтування необхідності зміни або розірвання договору, а також скасування чи зменшення розміру штрафних санкцій.
Головне — довести зв’язок між подією та зобов’язанням
Сертифікат про форс-мажор не є універсальним документом, який автоматично звільняє підприємство від усіх зобов’язань через війну. Для його отримання необхідно довести, що конкретна надзвичайна та невідворотна подія об’єктивно унеможливила виконання конкретного договору або передбаченого законодавством обов’язку.
Тому підприємству важливо:
- проаналізувати положення договору про форс-мажор;
- своєчасно повідомити контрагента;
- зафіксувати подію та її наслідки;
- зібрати документи державних органів;
- провести інвентаризацію пошкодженого майна;
- підтвердити, як саме подія вплинула на роботу компанії;
- спробувати врегулювати питання з контрагентом;
- визначити, який документ потрібен у конкретній ситуації — сертифікат про форс-мажор чи висновок про істотну зміну обставин.
Як підкреслили представниці Харківської ТПП, під час звернення до палати необхідно надавати повну й достовірну інформацію. Саме від якості доказів і належного оформлення документів залежатиме, чи зможе підприємство підтвердити причинно-наслідковий зв’язок і захистити свої інтереси.
Коментарі
Коментарі до цього матеріалу відсутні. Прокоментуйте першим