Іноземні представництва мають реєструвати не лише БПД «Працівники»

При цьому така вимога поширюється не тільки на юридичних, фізичних осіб — резидентів, але й на іноземні компанії, що діють та обробляють персональні дані на території України через свої представництва. У якості допомоги в реєстрації іноземними представництвами БПД працівників Дирекцією Генеральної дирекції з обслуговування іноземних представництв «Інпредкадри» (структурний підрозділ Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв — далі ГДІП) як органом, що забезпечує кадрове діловодство всіх іноземних представництв, на офіційному сайті www.inpredkadry.kiev.ua розміщено, зокрема, проекти заповненої заяви про реєстрацію, згоди на обробку персональних даних та повідомлення про внесення даних до БПД.

З огляду на викладене в іноземних представництв могло скластися хибне враження, що вони мають звернутися до уповноваженого державного органу виключно з заявою про реєстрацію БПД «Працівники», проте це не так. У разі поділу БПД за критерієм «суб’єкти персональних даних» іноземні представництва мають виділити та здійснити заходи з реєстрації не тільки БПД «Працівники», але й «Контрагенти», «Кандидати у працівники», «Потенційні контрагенти» (якщо такі дані обробляються). З огляду на специфіку діяльності іноземні представництва можуть створювати й БПД «Медичні спеціалісти» (для представництв фармацевтичних компаній), «Консультанти» (для представництв косметичних компаній) тощо.

Орієнтуючись на запропоновані ГДІП проекти документів при підготовці власних заяв про реєстрацію баз, отриманні згод на обробку даних, надсиланні повідомлень про внесення даних до БПД представництва мають усвідомлювати, що розміщені на сайті ГДІП документи не є досконалими, у багатьох частинах вони суперечать чинному законодавству України.

Так, у розділі І заяви про реєстрацію БПД володільцем зазначено представництво, що не відповідає вимогам абзацу 8 частини 1 ст. 2, частини 2 ст. 4 та частин 2–3 ст. 11 Закону України «Про захист персональних даних», ст. 95 Цивільного кодексу України та ст. 64 Господарського кодексу України. Разом із цим, незважаючи на позначення «нерезидент», у відомостях про володільця БПД у графі «Код ЄДРПОУ» зазначається код представництва в Україні, що є нелогічним. Зрозумілим є й те, що запропонований проект документа не містить повного та коректного переліку розпорядників БПД, оскільки з огляду на норми, зазначені вище, представництво не може виступати стороною договору, і, таким чином, укладати в письмовій формі договори про розпорядження БПД.

Запропонований проект згоди на обробку персональних даних у формі відповідної заяви містить одночасно відомості про надання дозволу та інформацію про те, що суб’єкт персональних даних уже повідомлений про внесення його даних до бази, що не відповідає частині 2 ст. 12 Закону України «Про захист персональних даних». Зміст запропонованого проекту повідомлення про включення персональних даних до бази не містить інформації про осіб, яким такі дані передаються, що суперечить частині 2 ст. 12 Закону України «Про захист персональних даних» та може призвести до настання адміністративної відповідальності згідно з частиною 1 ст. 188-39 Кодексу України про адміністративні правопорушення, зокрема у вигляді штрафу в розмірі 5100 — 6800 грн.

Додаток до договору з ГДІП не містить визначення, із якою саме метою розпоряднику дозволяється обробка персональних даних, що не відповідає вимогам частини 2 ст. 11 Закону України «Про захист персональних даних». Крім того, стороною в такому додатку зазначено компанію, тоді як володільцем, який має укладати договір на розпорядження БПД, визначено представництво.

Отже, як бачимо, до розміщених у мережі Інтернет документів, включаючи ті, що розміщена на сайті Дирекції ГДІП «Інпредкадри», необхідно ставитися з обережністю. Для виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» іноземним представництвам рекомендовано не тільки визначити повний перелік наявних БПД та підготувати необхідним чином заповнені заяви про їх реєстрацію, але й розробити належного змісту форми згоди на обробку персональних даних, повідомлення про включення даних до бази, положення про обробку персональних даних у базі, типові положення договорів із розпорядниками БПД.

Бажаєте завжди бути в курсі останніх новин фармацевтичної галузі?
Тоді підписуйтесь на «Щотижневик АПТЕКА» в соціальних мережах!