Как добиться выгодных условий сотрудничества в ходе переговоров с поставщиками?

Когда мы начинаем вести переговоры? Пожалуй, с самого раннего детства, когда хотим получить желаемое от своих родителей. Дети — одни из самых успешных переговорщиков, поскольку не имеют социальных ограничений и опасений, что у них что-то не получится, а ведь именно установка «Не получится» часто мешает переговорщикам достичь желаемого.

ЗАКУПЩИК И ПОСТАВЩИК — ПАРТНЕРЫ ИЛИ СОПЕРНИКИ?

Переговоры о закупках — одна из важнейших составляющих бизнес-процесса снабжения, который включает закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и/или готовой продукции от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады или розничные точки. В свою очередь, закупка — подсистема, которая обеспечивает поступление материального потока в логистическую систему. Важным моментом является то, что закупки формируют уровень затрат компании, а они, в свою очередь, влияют на прибыльность самого бизнеса. Закупщики принимают участие в формировании себестоимости товаров, влияя на цену той продукции, которая им необходима, а также на цену сырья и материалов, долю брака таковой.

Также закупщики могут влиять на затраты на транспортную и складскую логистику с помощью формирования запасов, а также путем уменьшения расходов на оплату процентов по кредиту (при его наличии) для финансирования складского запаса. Снижая стоимость закупки и сокращая объемы запасов, закупщики обеспечивают увеличение их оборачиваемости.

Таким образом, основная цель закупщика — выгодно купить продукцию или услугу по минимальной цене с максимальной отсрочкой платежа и выгодными дополнительными условиями. Что же касается основной цели продавца, то она заключается в том, чтобы выгодно продать товар или услугу по максимальной цене с минимальными отсрочкой платежа и затратами на дополнительные условия.

Что же общего в интересах продавца и закупщика? Несмотря на кардинально разные цели, их объединяет одно: необходимость достижения договоренности, направленной на развитие бизнеса. Для достижения своих целей стороны ведут переговоры.

Переговоры — коммуникации между сторонами для достижения своих целей, при которых каждая из сторон имеет равные возможности в контроле ситуации принятия решений. То есть, переговоры — это диалог между сторонами, обсуждающими идею, информацию и альтернативы, чтобы достичь взаимоприемлемого решения (соглашения).

Главная функция любых переговоров — совместное обсуждение и решение спорных проблем путем достижения договоренностей (соглашений).

Характерные особенности переговоров:

1. Наличие проблемы. Наличие проблемы для обсуждения является необходимой предпосылкой для любых переговоров.

2. Сходство и различие интересов сторон. Эта черта является одной из важнейших особенностей переговоров. При полном отсутствии общих интересов отношения между сторонами могут быть нейтральными, при расхождении интересов возможна конфронтация. Для переговоров необходима ситуация со смешанными интересами. Для начала переговоров у потенциальных участников должны быть единые интересы и одновременно конфликт интересов.

3. Взаимозависимость участников переговоров. Выделяют 3 стадии переговоров: подготовительную, взаимодействия (собственно переговоры) и выполнения достигнутых договоренностей.

4. Общение сторон. Любые переговоры предполагают обсуждение какой-либо проблемы, по­этому общение является неотъемлемым элементом переговоров. Другими словами, без общения сторон не бывает переговоров.

6. Совместное решение проблемы. Это важнейшая характерная черта переговоров, что и отличает, собственно, переговоры от других способов взаимодействия.

Цель переговоров — не выиграть, а добиться успеха! Искусство сделки в том, чтобы выяснить, чего хотят оппоненты, — и, если это что-то есть у вас, взамен получить то, что нужно вам!

ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ

Структура переговорного процесса включает следующие этапы:

1. Подготовка к переговорам, во время которой необходимо максимально задействовать внутренние (предварительная подготовка и настрой переговорщика) и внешние (сильные стороны компании) ресурсы для достижения своей цели.

2. Дискуссия. Обмен информацией о проблеме и всем, что с ней связано, своего рода вступление перед началом действий.

3. Предложение. Одна из сторон делает другой предложение, наиболее выгодное для своей компании.

4. Торг. На данном этапе стороны «торгуются» для того, чтобы достичь максимально выгодных для своей компании условий, но при этом учесть пожелания оппонента.

5. Согласие/несогласие. На данном этапе происходит завершение переговоров. Стоит отметить, что не все переговоры заканчиваются согласием, однако, если не удалось его достичь, возможно, это лишь повод подготовиться и начать следующие переговоры, учитывая при этом предложение оппонента.

Одним из наиболее важных этапов переговоров является подготовка к ним. Поскольку успешный переговорщик, в первую очередь, — подготовленный переговорщик.

Эффективная подготовка к переговорам — комплекс мероприятий, которые можно разделить на 3 группы: организованное планирование содержания переговоров, всесторонний анализ пространства решений, планирование стратегии и тактики переговоров с психологической точки зрения.

Предварительная стадия подготовки к переговорам включает, в первую очередь, установку цели в соответствии с ситуацией, известными и предполагаемыми факторами, определяющими ее. Для определения диапазона целей — от входа до выхода из процессов переговоров, А. Пронишин предлагает использовать метод EDO, согласно которому существует 3 варианта уровня целей:

E — essential (необходимая позиция) — самые крайние позиции, на которых вы можете оказаться в результате переговоров. Данные условия НЕ МОГУТ быть предметом торговли!

D — desirable (желаемая позиция) — результат, которого вы желаете достичь вследствие переговоров, индикатор вашей персональной результативности. Данные условия могут быть предметом торговли.

О — optimal (наилучшая позиция) — оптимальный результат, который вы ожидаете получить от переговоров. Это условия «открытого предложения», с которыми вы выходите на первый контакт с клиентом. Данные условия должны быть реалистичными и могут стать предметом торговли.

Эти варианты уровней целей необходимо подготовить до начала переговоров, чтобы определить для себя тот граничный уровень, за который нельзя выходить в процессе переговоров, чтобы не оказаться в убытке.

При подготовке к переговорам также важно определить собственные сильные и слабые стороны с позиции целей переговоров, способы достижения целей, попытаться выявить вопросы, способные вызвать затруднения и подготовить на них ответы. Стоит также спланировать варианты поведения на переговорах. В более выигрышной позиции на переговорах находится тот, кто первым получил предложение, поэтому для возможности передачи «первого хода» поставщику необходимо сделать письменный или устный запрос с просьбой передать его видение обсуждаемой темы переговоров.

СТРАТЕГИя И ТАКТИКа ПЕРЕГОВОРОВ

После определения цели переговоров, а также определения методов ее достижения стоит определиться со стратегией ведения переговоров. При выборе стратегии переговоров не следует забывать о том, в какой позиции вы как переговорщик находитесь: в более или менее сильной (таблица). Каждая из этих стратегий имеет свои плюсы и минусы. Так, занимая сильную позицию, переговорщик оказывает жесткое давление и может добиться максимально выгодных условий для себя, однако, наряду с этим, ущемить своего оппонента, что в дальнейшем породит недовольство договоренностью и приведет к невыполнению обязательств. Занимая слабую позицию, переговорщик может принять невыгодные для своей компании условия, тем самым не добившись установленных целей.

А. Пронишин обратил внимание на принципиальный метод ведения переговоров, который также называют гарвардским. Стратегия ведения принципиальных переговоров, или переговоров по существу, может быть сведена к 4 основным пунк­там, относящимся к одному из базовых элементов переговоров:

• люди: необходимо четко разграничить участников переговоров и предмет переговоров;
• интересы: необходимо сосредотачиваться на интересах, а не на позициях;
• варианты: прежде чем решить, что делать, необходимо выделить круг возможностей;
• критерии: необходимо настаивать на том, чтобы результат основывался на какой-то объективной норме.

Таким образом, среди правил принципиального метода можно выделить: отделение людей от проблем. Человеческий фактор при проведении переговоров заключается в том, что обычно людям свойственно переносить свое отношение к обсуждаемой проблеме на тех, кто имеет отношение к данной проблеме. А это, в свою очередь, добавляет новые проблемы в ход переговоров. Также, следуя гарвардскому методу, необходимо сосредоточиться на интересах, а не на позициях. Ваша позиция на переговорах — это результат принятого вами решения. Интересы — это то, что заставило вас принять данное решение. Таким образом, интересы важнее позиций — это осознанная потребность.

Следующим правилом гарвардского метода является поиск путей взаимной выгоды. Другими словами, если ни одна из сторон не может получить то, что она хочет, необходимо попытаться достичь компромисса или частичного соглашения, возможного в данных обстоятельствах.

Не стоит забывать о том, что необходимо проявлять настойчивость только по принципиальным моментам. Фокусировать внимание следует на главном, а не стараться давить на оппонента в целом, при этом выделяя основные критерии, такие как справедливые правила и процедуры, также стоит избегать борьбы с оппонентом за превосходство. Для крайнего варианта необходимо подготовить наилучшую альтернативу обсуждаемому соглашению (НАОС).

Среди вариантов НАОС можно выделить: смещение приоритетов с основного вопроса на второстепенный, который становится основным, введение новой темы для начала новых переговоров с прежними партнерами, изменение переговорной команды одной из сторон, корректировку позиций с учетом интересов сторон, организации новых переговоров с новыми партнерами.

Стоит отметить, что последнюю альтернативу следует применять, если предыдущие методы не сработали.

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕГОВОРАМИ О ЗАКУПКАХ

Подготовившись к переговорам, необходимо вступить в контакт с другой стороной, однако, вступая в контакт с оппонентом, необходимо помнить, что каждый канал коммуникации имеет свои особенности. Таким образом, переговоры могут вестись по 3 коммуникативным каналам, каждый из которых имеет свои отличительные черты и в связи с этим применяется для разных целей.

Коммуникативные каналы:

1. Телефонный. Данный канал требует установления личного контакта и подходит для сбора первичной информации, возможности осуществления немедленной обратной связи, получения уточнений, договора о встрече. Минусом этого канала является то, что переговоры по телефону существенно ограничивают невербальный канал коммуникации.

2. Письменный. Подходит для обмена деловой информацией, уточнения деталей по разным вопросам, согласования и фиксирования соглашения.

3. Личная встреча. Особенность данного канала — обоюдная заинтересованность в сотрудничестве. Для проведения личной встречи необходимо ее согласовать, подготовиться. Она предоставляет возможность общения, анализа вербальной и невербальной информации.

Существует несколько типов переговорщиков в соответствии с их личностными стилями ведения переговоров:

1. Мягкий. Плюсом этого стиля ведения переговоров является ориентация на отношения. Такие переговорщики легко входят в контакт, однако их минусы — способность быстро идти на уступки даже в ситуации, когда этого делать не следует.

2. Аналитический. Такие переговорщики хорошо разбираются в деталях, глубоко копают, оценивают все основательно и рационально, но долго думают, часто не видят целую картину, а лишь кусочек.

3. Предпринимательский. Переговорщик с этим стилем незаменим на переговорах, когда необходимо на ходу придумать альтернативное решение, он быстрый, харизматичный творец, однако его минусы — невнимателен к деталям, из-за чего часто «прокалывается».

4. Жесткий. Плюсами переговорщика с данным стилем являются напористость и энергия в достижении результата, минусами — излишнее давление и дискомфортное поведение.

Считается, что переговорщик на 60% относится к тому или иному личностному типу, оставшиеся 40% и предопределяют всю вариабельность и многогранность личности.

В идеале переговорщик должен совмещать все стили, или переговоры следует проводить командой, куда входят все 4 типа участников. Начинать переговоры должен переговорщик с мягким стилем, для того чтобы установить контакт с оппонентом, создать безопасную атмосферу. Когда вопрос касается деталей, расчетов, долей, сравнения перио­дов и других данных, вступает участник команды, который относится к аналитическому типу. Переговорщик с предпринимательским типом подключается, когда переговоры заходят в тупик с точки зрения предложения альтернативных вариантов. В свою очередь, жесткий переговорщик завершает переговоры, расставляет акценты.

На практике это тяжело реализовать, но следует понимать, что на «сложные» переговоры лучше приходить подготовленной командой, хотя бы из 2 человек, к примеру, «предприниматель» и «аналитик».

Если на переговорах вы находитесь в слабой позиции, то лучше начать с обсуждения тех вопросов, по которым легко прийти к соглашению, чем с тех, которые вызовут горячие споры. Поскольку к соглашению по спорным вопросам легче прийти, если связать их с вопросами, по которым абсолютно элементарно достичь соглашения. Не стоит забывать, что восприятие улучшается, когда больший акцент делается на общности, нежели на различиях. Так, достаточно просто прийти к соглашению в случаях, если выявляют общие интересы. Еще один тактический прием — подведение итогов переговоров: всегда сами суммируйте достигнутые результаты, не позволяйте это сделать оппоненту. Тактические правила ведения торга на переговорах:

Правило № 1. Если вы не пришли к согласию после взаимного высказывания своих позиций, пришло время начинать «торговаться».

Правило № 2. Никогда ничего не уступайте бесплатно, обменивайте это!

Правило № 3. Когда начали торговаться, соблюдайте «правило половины». Это правило гласит, что когда ты начал торговаться и делать уступки, каждая уступка должна быть равна половине пути от твоего нынешнего положения до того положения, к которому вы готовы прийти. Естественно, не обязательно придерживаться ровно половины. Важно соблюдать общий принцип, первая уступка должна быть самой большой, а последующие следует уменьшать и отдавать с возрастающим сопротивлением.

ЗАВЕРШЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

Завершая переговоры, необходимо обобщить полученные договоренности, при этом следует убедиться, что все согласны с ними, одинаково понимают их; не стоит стесняться переспрашивать, показывать непонимание. Также необходимо перенести все договоренности на бумагу. При этом никогда не допускать ситуации «Поговорили и разошлись» и не заканчивать переговоры фразой «Ну, на неделе созвонимся». Правильнее так: «Давайте договоримся, что вы подумаете, и мы созвонимся в четверг или пятницу».

Существует два важных правила в переговорах: исполнения сроков и ответственных лиц. Для реализации договоренностей, достигнутых в ходе переговоров, кто-то должен что-то делать, сами по себе взаимовыгодные проекты не реализуются, поэтому обе стороны должны придерживаться тех договоренностей, которых достигли, и выполнять их.

МАНИПУЛЯЦИИ С ОБЕИХ СТОРОН В ПЕРЕГОВОРАХ О ЗАКУПКАХ

Манипуляция в контексте проведения переговоров рассматривается как скрытое воздействие на партнера с целью изменить его восприятие реальности и добиться от него выгодного (для манипулятора) решения (поведения). Различают следующие виды манипуляций: преднамеренный обман партнера по переговорам (предоставление фальшивых фактов, непонятные полномочия, сомнительные намерения), психологическое воздействие (создание стрессовых ситуаций, личные нападки и угрозы, прием «плохой парень — хороший парень»), тактика позиционного давления (отказ от переговоров, экстремальные требования, увеличивающиеся требования, рассчитанная задержка, прием «неуступчивый партнер»).

Стоит отметить, что при участии в переговорах даже при отсутствии манипуляций со стороны оппонента у участника переговоров есть риск попасть в ловушку самообмана. Самообман — психологический феномен, заключающийся в том, что личность считает истинной для себя некую ложь. Для того чтобы не попасть в данную ловушку, на переговоры необходимо приходить «чистым листом» без каких-либо ожиданий, только лишь подготовленным.

Если же в процессе переговоров один из парт­неров использует приемы манипуляции, необходимо понимать, как можно с этим бороться. В процессе переговоров давление может оказываться как в открытой, так и в скрытой форме. Умение противостоять чужому влиянию — неотъемлемая черта успешного переговорщика. В любой ситуации всегда необходимо держать в фокусе свою ЦЕЛЬ и следовать своим ИНТЕРЕСАМ. Можно также показать манипулятору, что его ловушка раскрыта.

12 СТРАТЕГИЙ ПОВЕДЕНИЯ В ХОДЕ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ С ПОСТАВЩИКАМИ

1. Никогда не проявляйте энтузиазма с продавцом. В начале встречи необходимо всегда быть скептичным, нерешительным и не проявлять энтузиазма.

2. Всегда реагируйте негативно на любое предложение продавца, особенно относительно цены. Этот принцип весьма эффективен, если использовать его систематически, каждый раз при озвучивании цены. Покажите свою реакцию, выразите удивление. Такие вопросы, как «что?», «Вы что, шутите?» оказывают давление на противоположную сторону, так что ей приходится оправдываться.

3. Всегда просите невозможного. Сначала без колебаний требуйте большего, чем ожидаете. Даже если то, что вы просите, кажется вам невыполнимым, другая сторона может с готовностью это принять.

4. Никогда не принимайте первую цену/предложение. Не принимайте первую цену, какой бы невероятной она не была. Иногда сложно воздержаться от этого. Принимать первое предложение невыгодно для обеих сторон. Вы потом будете говорить себе, что, вероятно, была возможность получить лучшую цену, а покупатель будет укорять себя за то, что не предложил меньше, и может даже поинтересоваться, не было ли каких-нибудь неизвестных причин для такого поспешного согласия.

5. Будьте умными, но разыгрывайте дурака. Чем глупее вы себя ведете, тем больший успех вас ожидает. Попросите объяснений, скажите, что вы не понимаете. Другая сторона начнет пояснять свою позицию и, возможно, скажет что-то «лишнее». Вдобавок это утомит оппонента.

6. Никогда не идите на уступки, не требуя чего-нибудь взамен. Всякий раз, когда вас просят пойти на уступки, требуйте что-нибудь взамен. Это придаст вес вашим заявлениям. Ваш оппонент потеряет желание просить о большем.

7. Применяйте принцип завершающей стадии переговоров. На переговорах 80% уступок делаются на завершающей стадии (20% всего времени переговоров). Сначала необходимо избегать разговоров о проблемах и упомянуть их только в конце.

8. Скажите оппоненту, что ему придется сделать все намного лучше. Эти несколько слов могут изменить весь ход переговоров. Это хорошо известная практика, но применять ее стоит время от времени, в частности, когда озвучивается цена.

9. Всегда говорите, что вам необходимо проконсультироваться с руководством. Человек, имеющий опыт в ведении переговоров, не покажет, что от него зависит принятие решения, даже если он глава компании.

10. Всегда будьте готовы прервать обсуждение. Если вы удовлетворены контрактом, который собираетесь заключить, помните о том, что можно прервать обсуждение. В этом случае цель — надавить на оппонента, который не может решить, продолжать тактику или вообще не заключать договор. В большинстве случаев этот маневр удается.

11. Играйте в «хороших» и «плохих». «Плохого» при этом может вообще не быть или он может не знать о своей роли. Эта техника создает ощущение братства между оппонентами, атмосферу, которая способствует уступкам.

12. Используйте ложные предлоги. Например, вы собираетесь получить дополнительную скидку, но начинаете с вопроса о сокращении сроков поставки после заказа. При этом вы знаете, что осуществить доставку так быстро невозможно. Следующим ходом вы предлагаете увеличить срок в обмен на скидку 2%.

Другие рекомендации: избегайте тупиков. Переговоры иногда застревают на каком-то этапе. Если вы оказались в такой ситуации, обойдите препятствие и предложите обсудить другие вопросы. Также ищите решения в духе «выиграл — выиграл». Лучшие переговоры те, от которых получают выгоду обе стороны. Граница между отстаиванием своих интересов и манипулированием остальными часто стирается. Переходите ее только в том случае, все вы сами стали жертвой манипуляции.

ИТОГИ

Итак, для проведения успешных переговоров в первую очередь необходимо тщательно подготовиться, определить цель переговоров, свои сильные и слабые стороны, возможности и т.д. Если же в процессе переговоров требуется пойти на уступки, следует помнить: никогда не отдавайте даже йоту — обменивайте ее! Раз для оппонента что-то имеет ценность, то надо подумать какую выгоду можно получить взамен.

Бажаєте завжди бути в курсі останніх новин фармацевтичної галузі?
Тоді підписуйтесь на «Щотижневик АПТЕКА» в соціальних мережах!