— Для того чтобы презентатор произвел на аудиторию впечатление уверенного в себе и компетентного человека, ему необходимо преодолеть страх перед аудиторией и контролировать свои эмоции. В процессе проведения презентации у презентатора могут возникать различные страхи (страх все забыть, совершить ошибки, страх задаваемых вопросов, недостаточная подготовка и др.).
Достичь уверенности в себе презентатору помогает подготовка к общению с аудиторией и отличное знание предмета презентации. Также большое значение имеет наличие у него информации о присутствующих на мероприятии — это помогает составить мнение об уровне подготовки аудитории и предвидеть возможные вопросы. При этом следует помнить, что ни для одного человека не характерно состояние полной уверенности в своих знаниях.
Лучше запомнится та презентация, в ходе которой презентатор будет подключать к участию в ней аудиторию, делая ее активной и вовлеченной в процесс. Это помогает сделать презентацию живой и запоминающейся. Следует помнить, что чем лучше автором преподнесена презентация, тем больше она будет напоминать беседу. Чтобы не создать впечатления полного заучивания предоставляемой информации, презентатору необходимо избегать в своей речи дублирования предложений и выражений, используемых в слайдах.
Презентация по продукту является стандартом обучения медицинских представителей. Главная задача продакт-менеджера — развитие мышления медицинских представителей с помощью предоставления им новой информации по препарату. Также необходимо в доступной форме подсказать, какие конкретные шаги от них ожидаются после проведения презентации. При этом следует помнить, что одна презентация должна иметь только одно послание.
Продакт-менеджеру перед проведением презентации для медицинских представителей и врачей желательно предварительно опробовать ее на аудитории без профессиональных знаний о предмете презентации и не имеющей медицинского образования. Это поможет выявить соответствие формы преподнесения информации изначально заложенной цели и смыслу презентации.
— Процесс разработки презентации необходимо начинать с определения ее ключевого вопроса, который должен заинтересовать потенциальных участников мероприятия и дать им понять, какую новую информацию они получат. Для этого на этапе подготовки презентации анализируется весь имеющейся в наличии массив информации по этой теме и из него отбирается самая актуальная. При составлении концепции презентации необходимо определить ее основные части — их должно быть 2 (максимум — 3), которые будут идти друг за другом. Такая структура презентации делает ее цельной и последовательной.
Для того чтобы презентация вызвала у аудитории положительные эмоции и запомнилась, необходимо соблюдать такие правила:
1. Все внимание ведущему. Чтобы следовать этому правилу, презентатор должен иметь правильно поставленную дикцию и владеть навыками выделения голосом важных моментов;
2. Меньше значит больше. Исходя из этого принципа, чем меньше информации будет представлено в презентации, тем больше информации запомнят ее участники. Результат от такого подхода к размещению информации будет намного выше, чем от презентации с большим массивом информации, по итогам которой ничего не запомнится.
3. Не заставляйте меня думать. Согласно этому принципу презентация должна состоять из доступных фраз, простых графиков, незагруженных таблиц и т.д. Желательно избегать использования сложной и неоднозначной специальной терминологии, которая может вызвать у аудитории затруднения в восприятии информации.
Послание презентации необходимо сформулировать так, чтобы у аудитории оно вызывало условное одобрение. Ситуация, приведенная как пример, должна однозначно трактоваться аудиторией и быть очевидной для восприятия.
Необходимо избегать заблаговременной выдачи материалов презентации, поскольку это может отвлечь внимание присутствующих от самой презентации. Зато после проведенной презентации качественная подборка слайдов будет служить для аудитории напоминанием о полученных знаниях и поможет закрепить информацию, полученную в ходе мероприятия. При этом информационные и рекламные материалы следует раздавать во время их непосредственного представления.
Также в виде раздаточного материала каждому из участников презентации уместно предоставить блокнот. В нем они самостоятельно заполнят специально пропущенные пункты и смогут фиксировать необходимую для себя информацию. Для этого необходимо предоставить время и подсказки. Такой подход поможет упростить процесс запоминания, способствуя лучшему усвоению материала.
Все сложные для восприятия графики, таблицы, публикации и другие данные о различных исследованиях также необходимо включить в раздаточный материал. Используемые в слайдах таблицы должны быть предельно простыми, содержать минимальное количество текста и ячеек.
— Главная функция слайдов — оказание визуальной поддержки словам презентатора. Слайд — это иллюстрация информации о продукте. Изображения на слайдах должны быть простыми и понятными.
Для правильного визуального восприятия презентации желательно, чтобы ее название содержало не более 3 слов. Для аудитории оно должно быть понятным и информировать о том, какие знания будут получены в процессе презентации и по ее итогам. Например, заголовок может представлять собой рабочий вопрос презентации, по итогам которой аудитория получит на него ответ.
Один слайд должен содержать одну единицу информации, то есть в нем не должно быть 2 тем. В представлении текста на слайде нужно исходить из принципа: «Одна мысль — одна строка». Слайд, состоящий исключительно из текста, условно можно называть слайдоментом. Использование слайдоментов в презентации является недопустимым. Оптимальным можно считать такой слайд, который состоит из 4 строк, каждая из которых содержит не более 4 слов, максимум — 6 строк по 3 слова.Такая структура будет более информативной для аудитории, чем перегруженный длинными перечислениями слайд. Перечисление аргументов можно начинать с простых и заканчивать ключевым, и наоборот, но ключевой аргумент обязательно необходимо повторить в конце слайда. В правильно структурированной презентации последний пункт одного слайда должен логически продолжаться в контексте следующего.
Строки слайда, которые содержат какой-либо перечень пунктов, должны начинаться с одинаковых частей речи, то есть если первая строка, например, начинается с глагола, то во всех последующих строках первым также должен быть именно глагол. Такая структура слайда является логичной и облегчает запоминание пунктов.
Заголовок слайда приравнивается к содержимому книги и он должен полностью отображать структуру самой презентации. Таким образом, перечень таких заголовков слайдов будет являться ее своеобразным планом. Логика подзаголовков должна прослеживаться на протяжении всех слайдов. Соблюдение такого правила составления заголовков облегчит восприятие аудиторией данной презентации и предоставит возможность легко ориентироваться в процессе ее разворачивания. Также логическая структура презентации облегчает ее проведение как автором, так и другими презентаторами, поскольку позволяет следовать разработанному алгоритму представления информации.
— Как правильно преподнести визуальную информацию?
— Только изображения, которые используются в слайдах для визуализации информации, делают целесообразным процесс создания презентации для демонстрации ее аудитории. В случае если визуализировать информацию не представляется возможным, лучше вообще отказаться от демонстрации слайдов и представлять ее только на словах. Следует помнить, что визуализация информации о продукте должна быть доступной для восприятия каждому присутствующему, поскольку сложные изображения или анимация изображений будут отвлекать внимание аудитории от презентатора. Для визуализации в слайде желательно использовать не меньше одной, но и не более четырех картинок. Они должны быть однотипными, то есть иллюстрировать текст в одном слайде желательно только черно-белыми или только цветными фотографиями (картинками) одинакового размера. При этом изображения должны полностью отображать суть самого текста презентации. Следует учитывать, что черно-белые фотографии на слайде воспринимаются аудиторией не так хорошо, как цветные. Но основное визуальное средство убеждения аудитории — сам презентатор. При этом доля влияния визуального восприятия презентатора аудиторией является доминирующей над такими факторами, как контекст самой презентации и тон/интонации, с которыми она преподносится.
Перед презентацией презентатору желательно просмотреть слайды через проектор для внесения возможных корректировок в цветовую гамму, рисунки, шрифт и т.д. Эта рекомендация кажется очевидной, но тем не менее авторы презентаций часто пренебрегают ею.
Во время разработки презентации необходимо соблюдать 4 принципа дизайна слайдов:
1. Приближенность. Согласно этому принципу объекты, находящиеся в непосредственной близости друг от друга, аудиторией воспринимаются как группа. При этом чем меньше это расстояние, тем более выраженным становится такое восприятие. Соблюдение этого принципа позволяет снизить риск дезинформирования аудитории, которая может воспринять разные по своим характеристикам, но расположенные рядом объекты как имеющие одинаковые свойства;
2. Выравнивание. Согласно этому принципу вторая часть текста слайда должна начинаться посередине (от условно проведенной по центру слайда вертикальной линии) и не выходить за границы первой его части. Следует помнить, что выравнивание всех строк слайда по центру выглядит красиво, но при этом является излишне банальным;
3. Контраст. Использование данного принципа дизайна помогает правильно представить информацию. Необходимо избегать очень контрастных шрифтов. Выделение каких-либо слов допускается только в случае противопоставления их значений. Рекомендуется руководствоваться правилом трех: использовать в оформлении слайдов не более3 шрифтов и 3 цветов. Лучше всего аудиторией воспринимаются контрастные слайды. Необходимо избегать светлых букв на темном фоне, поскольку такой текст будет казаться размытым, что усложнит восприятие информации со слайда;
4. Повтор. Данный принцип имеет смысловое значение. В разделах слайдов необходимо добиться определенной схожести (повторяемое начало заголовка, логотип компании, какое-либо изображение и т.д.). При этом следует помнить, что в презентации не должно быть 2 полностью идентичных слайдов.
Соблюдение этих 4 принципов дизайна актуально как при разработке информационных, промоционных, рекламных, так и других материалов.
P.S.
Подводя итог, Ю. Сучак отметил: «Важно экспериментировать и постоянно повышать уровень своих знаний! Такое совершенствование поможет научиться разрабатывать яркие и запоминающиеся презентации для разных аудиторий».
Коментарі