Внедрение категорийного менеджмента в работу аптеки. Каков результат?

Редакция «Еженедельника «АПТЕКА» продолжает обсуждение вопросов, связанных с использованием категорийного менеджмента в аптечном бизнесе. Сегодня некоторые аптечные сети внедряют его принципы при формировании концепции управления ассортиментом. Одной из них является аптечная сеть «Аптека TAS». В данной публикации речь пойдет о том, с какими проблемами она столкнулась, используя категорийный менеджмент в управлении ассортиментом, а также о том, каких успехов можно добиться при этом.

«Аптека TAS» — респектабельная аптека европейского формата, предоставляющая потребителю возможность заботиться о собственном здоровье и благополучии согласно принципам здорового образа жизни. Сеть аптек работает в формате мини-маркета, что позволяет расположить широкий ассортимент препаратов, изделий медицинского назначения, медицинской техники и диетических добавок в открытой торговой зоне. Свободный доступ позволяет покупателю рассмотреть товар, и по возможности ознакомиться с инструкциями, получить квалифицированные рекомендации консультантов по отдельным группам товаров, а также профессиональные рекомендации провизоров и фармацевтов в торговом зале. Этот формат дает покупателю возможность сэкономить время и приобрести товар с учетом своих потребностей.

Главной целью компании «Аптека TAS» является максимальное увеличение своей доли на рынке с помощью широкого ассортимента товара, продуманной ценовой политики и наличия квалифицированного персонала.

Практическим опытом использования категорийного менеджмента, который специалисты компании получили во время внедрения этого инструмента для управления ассортиментом в аптеке, поделился Дмитрий Майстренко, заместитель генерального директора ООО «ТАС-Фарма»

— Расскажите, пожалуйста, как ваша компания пришла к решению использовать категорий менеджмент?

— Снижение доходности аптечного бизнеса в связи с усилением концентрации торговли в розничном сегменте фармрынка стало серьезным испытанием на прочность для отечественной фармрозницы. Не обладая конкурентными торговыми технологиями и современными системами управления, в том числе и категорийным менеджментом, компания не сможет получить положительный результат. Аптечная сеть «Аптека TAS» была создана в августе 2009 г. в рамках ребрендинга аптечной сети «Даша» и поменяла свое юридическое лицо на ООО «ТАС-Фарма».

Начиная с 2009 г. на фармрынке мало кто использовал категорийный менеджмент. Не смотря на то что наша компания пыталась найти консультантов или готовое решение по внедрению такого инструмента, пришлось проходить весь этот путь самостоятельно. Непосредственно в долгом и кропотливом процессе внедрения категорийного менеджмента участвовали как специалисты главного офиса (руководители разных направлений), так и заведующие аптеками. Изначально многие не верили, что при этом можно будет добиться положительных результатов в такой специфической отрасли, как аптечный бизнес. Высказывались опасения, что только заведующий аптекой понимает всю специфику и разбирается в потребностях потребителей, вручную управляя ассортиментом.

Опыт наших руководителей торговых точек очень помог на этапе внедрения нового инструмента. Выступая очень хорошими оппонентами, они вносили конструктивные предложения для исправления допущенных ошибок в алгоритмах формирования ассортиментов, их восполнения, указывали на все недостатки новой системы. При этом мы реагировали сразу: нашли недостаток — проанализировали, внедрили изменения, посмотрели, как работает, получили обратную связь. В результате, дополняя либо изменяя подходы к формированию системы управления ассортиментом, мы выработали четкий механизм. Но все предусмотреть невозможно. Поэтому руководитель торговой точки всегда может выступить с инициативой и указать на необходимость внесения в ассортимент того или иного товара.

Мне сложно представить, что одно ответственное лицо компании — заведующий аптечным учреждением — может самостоятельно управлять ассортиментом. Человек при всех его возможностях не способен запомнить характеристику и динамику движения 4–5 тыс. наименований товара за несколько месяцев. Соответственно, если субъективно подходить к управлению ассортиментом, то такой «ручной» подход может привести к его уменьшению, к примеру, с 3,5 тыс. наименований до 2 тыс., что, соответственно, приведет к уменьшению объема продаж.

Поэтому основное, на что делается упор в нашей компании, — это максимальная автоматизация процессов управления ассортиментом, что позволяет специалисту держать руку на пульсе. Анализ информации в конкретной торговой точке позволяет совершенствовать систему в целом.

Главное в категорийном менеджменте — это управление категориями. Необходимо постоянно учитывать как внутреннюю аналитику (динамику категорий), так и показатели рынка в целом.

Для формирования категорий препаратов и изделий медицинского назначения мы воспользовались практикой, сложившейся на рынке. В основу категоризации лекарственных средств была положена АТС-классификация (для удобства дальнейшего анализа динамики категорий рынок/сеть).

Что касается парафармацевтики, то нам пришлось самостоятельно составлять справочник. Необходимо было найти принцип распределения по категориям, при этом для косметики и медицинской техники использовались совершенно разные подходы, поскольку учитывалась специфика каждой категории. При этом проводился экспертный анализ и учитывались тенденции рынка.

Для формирования, а также поддержания ассортимента были разработаны 2 алгоритма, которые учитывают распределение аптек на сегменты в зависимости от их расположения (в спальном/центральном районе города, при больнице/детской поликлинике и т.д.). Первый позволяет сформировать необходимый ассортимент для аптеки на основании анализа продаж в аптеках, сегмента, а также с учетом индивидуальных особенностей каждой торговой точки (то есть подразумевает анализ продаж). Второй алгоритм позволяет обеспечить наличие товаров в ассортименте (то есть подразумевает автоматический алгоритм восполнения товарных остатков).

В сегмент объединяются аптеки со сходными характеристиками. Базовый ассортимент новой торговой точки формируется, исходя из того, к какому сегменту она относится. Стоит отметить, что фармацевтический рынок является высококонкурентным, и новой аптекой уже никого не удивишь. Поэтому компания планирует работу так, чтобы новое аптечное учреждение отличалось от существующих в том или ином районе. Главный инструмент для этого — управление ассортиментом.

После открытия новой торговой точки в течение первых 2 мес ежедневно анализируются особенности потребительского спроса и формируется индивидуализированный ассортимент. В дальнейшем такой анализ проводится в новой аптеке (как и в остальных) 1 раз в полгода для добавления или удаления товарной позиции (Stock Keeping Unit — SKU), а также для внесения других корректив.

— С чего начинается внедрение категорийного менеджмента в аптечном предприятии?

— Изначально необходимо определить тип (формат) торговых точек аптечной сети. Нашу сеть в основном представляют аптеки открытого типа продаж (мини-маркеты). В зависимости от выбранного формата торговой точки определяется перечень категорий продукции, которая в ней будет представлена.

Начиная работать над категорийным справочником, наши специалисты проанализировали около 90 тыс. позиций товаров, которые на тот момент содержались в товарном справочнике предприятия. На их обработку, включая приведение наименований продукции в соответствие с едиными требованиями, ушел год совместной работы нескольких наших профессионалов, в том числе в ІТ-сфере. Путем систематизации 30–35 тыс. позиций товаров мы получили базу SKU, которые можно было распределять по категориям. При этом возникали сбои в виде автоматической генерации новых SKU, которые приходилось блокировать.

Формирование справочника подразумевает создание дерева категорий от верхнего уровня (категории) и до нижнего (подкатегории) и т.д. Исходя из категорийного дерева, возникает потребность в формировании планограммы (схема размещения товара в аптеке) — выкладки товара в шкафах и на полках.

На протяжении работы, конечно, проводился анализ рынка в целом и анализ продаж отдельных товаров категорий в сети/конкретной торговой точке. Если речь идет о лекарственных средствах, то стоит отметить, что в настоящее время существуют систематизированные справочники препаратов, которые могут стать основой для категоризации этой группы товаров. С парафармацевтикой дело обстоит иначе — какого-либо систематизирующего справочника таких продуктов нет, не говоря уже о сложностях с анализом групп товаров, относящихся к этому сегменту рынка.

— С какими трудностями вы столкнулись при внедрении категорийного менеджмента?

— Первая трудность — это систематизировать и сформировать товарный справочник. Для прописывания новых позиций и устранения дублирования наименований товара понадобился продолжительный период. Это было обусловлено тем, что долгое время этому вопросу не уделялось внимание и отсутствовали элементарные правила ведения подобного справочника.

Далее мы столкнулись с проблемой подбора решений по автоматизации процессов категорийного менеджмента. На тот момент на рынке отсутствовали программные продукты, которые обладали бы готовыми инструментами автоматизации категорийного менеджмента для фармацевтического ритейла. Поставщики программных продуктов предлагали программные комплексы для продуктового ритейла, но мы не стали их приобретать ввиду высокой стоимости.

Также определенные трудности вызвало то, что аптечный ритейл характеризуется широким ассортиментом и непредсказуемым спросом. Например, 30–40% ассортимента аптеки занимают товары нестабильного спроса. Но исключить их мы не можем, поскольку существует опасность потерять покупателя, ведь, несмотря на низкий спрос, такие товары все же реализуются раз в 2 мес или реже. При таком количестве наименований товаров нельзя полагаться на память заведующего аптекой, ведь очевидно, что он не сможет составить заказ с учетом динамики реализации продукции лучше, чем автоматизированная система. Однако преодолеть психологический фактор и доказать, что автозаказ выполнит эту задачу не хуже (а то и лучше), чем специалист, было сложно.

Трудно построить систему, которая давала бы возможность гибко управлять товарными категориями и подкатегориями с учетом особенностей той или иной торговой точки. Ситуация усугубляется низкой рентабельностью аптечного бизнеса, что не дает права на ошибку.

— Каких результатов вы добились, внедрив категорийный менеджмент?

— В нашей компании ассортиментом всей аптечной сети сегодня управляют 2 категорийных менеджера. Конечно, это возможно только при условии автоматизации всех процессов.

В первую очередь категорийный менеджмент дает возможность рационально управлять ассортиментом. Анализ показателей деятельности нашей аптечной сети (оборачиваемость, стабильность, широта ассортимента и т.д.) до и после внедрения этого инструмента показал, что после его внедрения мы улучшили свои результаты по всем основным показателям. В среднем наша компания открывает 15–20 торговых точек в год. Благодаря максимальной автоматизации процесса наши показатели в результате такого активного роста сети как минимум не ухудшаются. Для новых торговых точек предусмотрены специальные программы, основанные на анализе ошибок, которые учитывают различные нюансы, возникающие при открытии новой торговой точки.

После внедрения категорийного менеджмента количество торговых точек нашей сети увеличилось до 60. Во многих аптеках количество SKU в ассортименте увеличилось в 2 раза. Вряд ли нам удалось бы добиться таких результатов, если бы мы продолжали работать как раньше.

Кроме того, с внедрением этого инструмента деятельность предприятия перестала зависеть от субъективного фактора — действий заведующих аптеками, которые имеют разный опыт работы.

Автоматизация процесса позволила избавить заведующих аптеками от выполнения такой ежедневной рутинной работы, как заказ товара. В то же время наша система предусматривает возможность заказа товара под нужды клиента. Такой заказ осуществляет руководитель торговой точки.

Отмечу, что одной из проблем деятельности аптечных сетей является дефектура. Причины отсутствия товара на полках могут быть разными, а управление ассортиментом позволяет восполнять потребность в продукции автоматически — за счет оптимизации процесса взаимодействия с поставщиками.

Использование категорийного менеджмента помогает прогнозировать и удерживать ряд позиций без необходимости запоминания наименования товара (например при временном отсутствии препарата на рынке ввиду окончания срока его регистрации). При появлении данного товара у поставщика он автоматически заказывается и доставляется в нужную торговую точку. Если категорийный менеджер получает информацию о том, что товар снят с производства, то его исключают из товарного справочника. Если же речь идет о временном отсутствии продукции, то автозаказ ежедневно проверяет ее наличие у поставщиков.

Категорийный менеджер тесно сотрудничает с отделом закупки. Несмотря на то что функция доставки сугубо техническая, а формирование заказа происходит автоматически, основная задача отдела закупок — обеспечить доставку определенного товара вовремя, в нужном количестве и в нужное место. Выбор лучшей цены и поставщика, система документооборота, проведение накладных, расчет и внесение цен на товары — все эти процессы происходят автоматически.

Мы достигли стабильности целевых показателей в отношении товарных остатков, ассортимента, наличия нужного товара на полке. Нам удалось уйти от влияния субъективного фактора, оптимизировав и автоматизировав процессы управления ассортиментом. Это дает возможность быстро и эффективно управлять процессами, вносить необходимые коррективы. Наши специалисты постоянно анализируют состояние ассортимента, оборачиваемость, стабильность, наличие товара на полках, уровень отказов и упущенных продаж, качество работы поставщиков, наличие востребованного ассортимента у дистрибьютора и т.д. Постоянный анализ этих показателей позволяет постепенно улучшать работу компании и повышать прибыль.

Сезонность, локальные предпочтения, периодически возникающие сбои с поставками тех или иных товаров говорят о том, что сегодня существует ряд факторов, которые непредсказуемо влияют на рынок. Естественно, спрогнозировать их невозможно. Соответственно — невозможно на все 100% избежать дефектуры, но свести ее к минимуму с помощью эффективного управления ассортиментом вполне возможно. Для этого необходимо разработать такую систему, которая позволит минимизировать потери в товарном ассортименте.

Самое главное, на мой взгляд, не останавливаться на достигнутом и постоянно развиваться. Ведь сегодня, выражаясь словами известного персонажа: «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!».

Итоги

В заключение следует отметить, что, хотим мы того или нет, внешняя среда стремительно меняется — другими становятся привычные ранее стандарты, растет насыщение розничного фармрынка, повышаются требования потребителя. Ему уже не нужна аптека в ее традиционном понимании. При совершении покупок, помимо качественных лекарственных средств, отпускаемых по приемлемым ценам, он ожидает, чтобы аптека имела удобный торговый зал с продуманной навигацией, а также, чтобы в ней предоставлялся достойный сервис.

Высокий уровень обслуживания, широкий ассортимент, качество товаров, удобная система навигации, созданная согласно принципам категорийного менеджмента, месторасположение торговых точек — все это позволяет аптечной сети повысить свою рентабельность и занять лидирующую позицию на фармацевтическом рынке.

Напомним, что редакция приглашает специалистов поделиться успехами внедрения категорийного менеджмента в аптеке для решения задач, возникающих в процессе управления ассортиментом.

Евгения Бочерикова,
фото Сергея Бека

Комментарии

Виталий Степанович 19.08.2013 9:35
->"Далее мы столкнулись с проблемой подбора решений по автоматизации процессов категорийного менеджмента. На тот момент на рынке отсутствовали программные продукты, которые обладали бы готовыми инструментами автоматизации категорийного менеджмента для фармацевтического ритейла." Подскажите, какой программный продукт Вы стали использовать, или же пришлось создать свой?
Дмитрий 19.08.2013 11:28
Это была доработка существующего ПК. Платформа действующая, алгоритмы - наши.
Артур 19.08.2013 6:43
Такой молодой зам. генерального серьёзной структуры...

Добавить свой

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Другие статьи раздела


Последние новости и статьи