Бизнес-тренерами практикума выступили Алена Рубанец, бизнес-тренер, эксперт-практик по управлению проектами и управлению изменениями, бизнес-тренер Фармацевтической ассоциации «Lege Artis», эксперт в сфере управления проектами, и Алена Романовская, бизнес-тренер, управленческий консультант, эксперт фармрынка, эксперт в области здравоохранения, учредитель и управляющий партнер Фармацевтической ассоциации «Lege Artis», стратегического альянса консалтинговых компаний и экспертов фармрынка.
2-дневный практикум был разделен на 6 модулей:
- необходимые составляющие работы КАМа с аптечной розницей;
- проектный подход в работе КАМа с аптечной розницей;
- теоретические основы проектного менеджмента для КАМа;
- практическая работа КАМа с проектом в аптечной рознице;
- эффективная работа в проекте. Мотивация клиентов. Конфликты и ресурсы в проекте;
- управление качеством как область знаний и фактор успеха проекта.
В каждом модуле участники практикума закрепляли полученный теоретический материал практической работой с кейсом. При этом задания выполняли сначала индивидуально, а затем — коллективно в группах. Именно в процессе работы в группах участники получали самые ценные знания, обмениваясь опытом друг с другом.
Модуль 1. Необходимые составляющие работы КАМа с аптечной розницей
В рамках первого обучающего модуля разбирали, что должен знать и уметь профессиональный КАМ при работе с аптечными сетями, как планировать работу и оценивать ее эффективность. Рассматривали вопрос, как сделать цели КАМа высоко результативными для него и компании и какие ловушки возможны в его работе.
Менеджер по работе с ключевыми клиентами (КАМ) — это ключевой сотрудник, генерирующий денежный поток фармкомпании от аптечных сетей. От того, насколько системно ведется работа с той или иной аптечной сетью, все ли нюансы работы учтены, насколько качественно строится коммуникация с внешними клиентами — лицами, принимающими решения в аптечной сети, и с внутренними клиентами — менеджментом фармкомпании, зависит успех работы КАМ. Взаимодействие с одной аптечной сетью можно смело идентифицировать как работу с проектом, а работу с аптечными сетями — как работу с портфелем проектов. Следовательно, КАМ — это менеджер проектов. Проектный подход к работе позволяет «апгрейдить» работу КАМа, что в разы повышает его эффективность.Существует 2 типа КАМов: госпитальные и ОТС. Если рассмотреть товаропроводящую цепочку розничного рынка в разрезе ключевых клиентов КАМа, то можно выявить тройственный союз «производитель — дистрибьютор — торговая сеть». Есть, конечно же, и фармацевтические компании, которые напрямую продают свой товар непосредственно розничной сети. Эти и многие другие обстоятельства первоначально учитывались тренерами при построении работы с участниками.
Модуль 2. Проектный подход в работе КАМа с аптечной розницей
В ходе второго обучающего модуля рассматривали суть проектного подхода, практические аспекты применения технологий проектного менеджмента при управлении рабочими и личными проектами, и методы повышения личной эффективности за счет управления собственной жизнью как «портфелем проектов». Согласно книге международных стандартов проектного менеджмента (Project Management Body of Knowledge — PMBoK) определение термина «проект» звучит как «временное предприятие для создания уникального продукта, услуги, результата».
Выделяют такие основные качества проекта:
- уникальность (существенное отличие создаваемого продукта/услуги от аналогичных, уже существующих);
- взаимосвязанность действий (внутренние и внешние взаимосвязи, требующие координации);
- четко определенная цель или конечный результат;
- временное предприятие (определенное начало и завершение);
- ограниченность в ресурсах (время, люди, стоимость);
- неизбежность различных конфликтов;
- привнесение весомой дополнительной ценности для организации.
Если рассматривать процесс инициации общения с аптечной розницей до момента завершения сделки — как проект, то становится очевидной прямая методологическая проекция использования современных технологий управления проектами. Преимуществами проектного управления являются обеспечение более четкого понимания целей; фиксирование ответственности; способствование более эффективному общению; определение потенциальных проблем до их возникновения; повышение способности возглавить процесс перемен и максимизация продуктивности/прибыли. Тренер А. Рубанец отметила, что жизни каждого из нас также присущи характеристики проекта — она уникальна, имеет начало и завершение, у нас ограниченное количество ресурсов, в том числе временных. Так, каждый из нас является менеджером проекта под названием «собственная жизнь», более того, каждый из нас управляет целым портфелем проектов: образование детей, собственная карьера, свадьба, отпуск, ремонт квартиры и т.д. Таким образом, совершенно очевидно, что технологии проектного менеджмента просто незаменимы даже в повседневной жизни.
Модуль 3. Теоретические основы проектного менеджмента для КАМа
В третьем модуле обсуждались основные подходы в области управления проектами, проектная терминология, жизненный цикл и фазы проекта, компетенции проектного менеджера. Также создавался портрет идеального для фармкомпании КАМа — менеджера проектов. Целями реализации любого проекта должны быть создание дополнительной стоимости/ценности в виде дополнительных доходов/экономии и достижение качества процессов и продуктов. При выборе проекта стратегия и интересы организации должны всегда доминировать над стратегией и интересами отдельных структурных подразделений или личностей.
Существует 3 основных составляющих управления проектом: определение требований к проекту, планирование проектных работ и обеспечение успешного внедрения проекта.
Структура проектного менеджмента представляет собой 9 областей знаний и 5 групп процессов, тесно переплетенных между собой. Данная структура (таблица) позволяет построить и продумать проект в абсолютно любой сфере деятельности: начиная с рабочих — профессиональных потребностей и заканчивая личностными (жизненными) проектами.
Таблица | Структура проектного менеджмента |
Область знаний | Группы процессов | ||||
Инициация | Планирование | Исполнение | Управление/контроль | Завершение | |
Управление интеграцией проекта | Разработка плана проекта | Исполнение плана проекта | Общее управление изменениями | ||
Управление содержанием проекта | Инициирование | Планирование содержания Определение содержания |
Подтверждение содержания Управление изменениями содержания |
||
Управление сроками проекта | Определение состава операции Определение взаимосвязей операций Оценка длительности операций Составление расписаний |
||||
Управление стоимостью проекта | Планирование ресурсов Оценка стоимости Разработка бюджета |
Управление стоимостью | |||
Управление качеством проекта | Планирование качества | Подтверждение качества | Управление качеством | ||
Управление человеческими ресурсами проекта | Организационное планирование Назначение персонала |
Развитие команды | |||
Управление взаимодействием | Планирование взаимодействия | Распределение информации | Отчетность по исполнению | Административное завершение | |
Управление рисками проекта | Планирование управления рисками Идентификация рисков Качественный анализ рисков Планирование реагирования на риски |
Мониторинг и управление рисками | |||
Управление контрактами проекта | Планирование контрактов Планирование заявок |
Получение предложений Выбор поставщиков Администрирование контрактов |
Закрытие контрактов |
Модуль 4. Практическая работа КАМа с проектом в аптечной рознице
В четвертом модуле тренеры с участниками затронули такую важную тему, как устав проекта и его составление, а также планирование проекта.
При планировании проекта основные задачи — назначение ответственных, разработка последовательности выполнения работ, создание календарного плана работ, календарное планирование ресурсов, защита плана проекта (всевозможные риски), коррекция плана проекта.
План проекта, в свою очередь, включает: устав, описание подхода; цели проекта и его результаты; виды структуры работ (иерархическая, линейная и свободная); основные контрольные события и их календарный план; ключевой персонал, ожидаемые трудозатраты, затраты на оплату труда/услуг; план управления рисками.
Непосредственно в процессе выполнения практических заданий участники практикума проработали такие вопросы, как матрица ответственности, матрица анализа используемых ресурсов, мета-анализ рисков и возможностей. Также обсудили и изучили стратегии влияния, различные типы планирования времени/календарного планирования (PERT-планирование, диаграмма Гантта). В результате участники углубили свои знания относительно анализа рисков и благоприятных возможностей, управления рисками в проекте, контроля проекта и управления качеством.
Модуль 5. Эффективная работа в проекте. Мотивация клиентов. Конфликты и ресурсы в проекте
Типология клиентов КАМа, виды приверженности клиентов к фармкомпании и проектам с компанией, как добиться нужного результата от клиента путем коммуникации с сотрудниками и руководством аптеки (нематериальная мотивация) и границы действия монетарной мотивации — все это рассматривалось в пятом модуле практикума.
Особое внимание тренеры уделили основам конфликтологии, при этом уточнив, что данный вопрос рассматривается весьма поверхностно в рамках данного практикума из-за временных ограничений, но играет очень важную роль в построении успешной работы с аптечной розницей. Роль участников в конфликте, типы конфликтов, закон эскалации конфликта, технологии решения конфликтных ситуаций, антистресс «Скорая помощь»: восстановление ресурсного эмоционального состояния — вот некоторые из тем, рассмотренных на практикуме.
Модуль 6. Управление качеством как область знаний и фактор успеха проекта
В заключительном модуле были освещены такие вопросы: SWOT-анализ, рыба Исикавы, способы повышения эффективности проектных работ, ключевая роль управления ресурсами в проекте, секреты успешных проектных команд, разработка практических рекомендаций по оптимизации работы КАМа — менеджера проектов с аптечными сетями.
Менеджеры по работе с ключевыми клиентами широко используют в своей практике методику SWOT-анализа при стратегическом планировании. SWOT — аббревиатура из первых букв английский слов, обозначающих четыре категории: 1) strengths (сильные стороны) — преимущества организации; 2) weaknesses (слабые стороны) — недостатки организации; 3) opportunities (возможности) — факторы внешней среды, дающие преимущества предприятию на рынке; 4) threats (угрозы) — факторы, которые могут потенциально ухудшить позиции предприятия на рынке. Данная технология позволяет систематизировать и тщательно рассмотреть деятельность предприятия с разных сторон, вскрыть противоречия и диспропорции, выявляя при этом резервы для улучшения и повышения эффективности производства.
Диаграмма Исикавы, или рыба Исикавы, — инструмент, обеспечивающий системный подход к определению фактических причин возникновения проблем. Диаграмма позволяет в простой и доступной форме систематизировать все потенциальные причины рассматриваемых проблем, выделить самые существенные и провести поуровневый поиск первопричины.
«Неважно то, кто мы такие, важно то, какой у нас план»
При подведении итогов участники отметили важность и полезность полученной информации, необходимость менеджеру по работе с ключевыми клиентами всегда быть готовым к изменениям как внешним, так и внутренним, умение внедрять процессы управления переменами и контролировать изменения.
В практикуме по менеджменту проектов бизнес-тренерам удалось разложить, как по нотам, на алгоритм и универсальный check list управление отношениями с лицами, влияющими на принятие решений по закупке в аптечной сети, подпроект «визит в торговую аптечную точку», действия с учетом краткосрочного и оперативного финансового плана аптек. Участникам же остается лишь скопировать и адаптировать, учитывая интересы конкретной фармкомпании, уже готовый типовой план проекта работы с аптечной сетью. Для облегчения этой задачи все участники в начале практикума получили Рабочую тетрадь с ключевым материалом, на который можно опираться в дальнейшей работе.
В условиях нестабильности современного фармрынка данный практикум «Управление проектами в работе КАМов с аптечными сетями» позволяет выработать практические навыки, которые так необходимы в современном мире, и профессионально подойти к решению проблем между фармкомпаниями и аптечной розницей. Путь к совершенству открыт!
Коментарі
Коментарі до цього матеріалу відсутні. Прокоментуйте першим