Правові підстави оформлення висновку вхідного контролю в електронній формі

10 квітня Державна служба України з лікарських засобів та контролю за наркотиками оприлюднила роз’яснення, у якому повідомила, що висновок вхідного контролю якості лікарських засобів може оформлюватися у формі електронного документа, шляхом накладання електронного підпису та інших обов’язкових реквізитів для електронного документа в системі електронного документообігу. У зв’язку із цим наше видання вирішило детально розглянути питання електронного документа, оскільки у суб’єктів господарювання є сумніви правомочності використання у своїй діяльності таких документів при оформленні висновку вхідного контролю якості лікарських засобів.

ОБЛІК ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

Відповідно до ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р. № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — закон № 996), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи — документи, які містять відомості про господарську операцію (у випадку проведення вхідного контролю­ якості лікарських засобів господарською операцією є оприбуткування товару). Вони можуть складатися як в паперовій, так і в елект­ронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиниця вимірювання господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Ст. 8 закону № 996 підприємствам самостійно дозволяється:

  • за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) визначати облікову політику підприємства;
  • обирати форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності й технології обробки облікових даних;
  • розробляти систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності й контролю господарських операцій, визначати права працівників на підписання бухгалтерських документів;
  • затверджувати правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах покладено на уповноважений орган (посадову особу), який здійснює керівництво підприємством, або власника відповідно до законодавства та установчих документів.

Наказом Міністерства фінансів України (Мінфін) від 10.01.2007 р. № 2 «Про затвердження Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів» передбачено: якщо для оформлення господарської операції типові форми первинних документів відсутні, то підприємство самостійно складає такі документи, які повинні містити обов’язкові реквізити, передбачені законодавством.

Також згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (далі — Положення), затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88, залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити:

  • ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України;
  • номер документа;
  • підстава для здійснення операцій;
  • дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

За місцем складання первинні документи поділяють на дві групи:

  • внутрішні (оформлені на підприємстві для використання виключно для внутрішніх цілей, а також ті, що підлягають передачі контрагентам, — наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, видаткові накладні);
  • зовнішні (отримані від контрагентів та інших підприємств і організацій — наприклад, рахунки-фактури постачальників, товарно-транспортна накладна, видаткова накладна постачальника та інше).

Відповідно до наказу МОЗ України від 29.09.2014 р. № 677 «Про затвердження Порядку контролю якості лікарських засобів під час оптової та роздрібної торгівлі» (далі — наказ № 677), уповноважена особа повинна оформляти висновок вхідного контролю якості лікарських засобів шляхом відмітки на прибутковій накладній: «Вхідний контроль проведено, результат позитивний/негативний, дозволено/не дозволено до реалізації, підпис, П.І.Б. уповноваженої особи, дата проведення вхідного контролю». Таким чином, первинним документом для оформлення висновку вхідного контролю є прибуткова накладна, створена суб’єктом господарювання в інформаційній автоматизованій системі (організаційно-технічна система, у якій реалізується технологія обробки інформації з використанням технічних і програмних засобів) в електронній формі, а його додатковим реквізитом стане висновок вхідного контролю якості лікарських засобів.

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ

Положенням також передбачено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Відповідно до Закону від 22.05.2003 р. № 851 «Про електронні документи та електрон­ний документообіг» (далі — Закон № 851) для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Створення електронного документа завершується після накладання такого підпису.

При цьому підкреслюється, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має елект­ронну форму. Це підтверджує й Державна фіскальна служба України, яка у своєму роз’ясненні від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15 зауважила, що електронний документ, складений відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

Закон України від 05.10.2017 р. № 2155 «Про електронні довірчі послуги» (далі — Закон № 2155) електронні підписи поділяє на такі три категорії: електронний підпис; удосконалений електронний підпис; кваліфікований електронний підпис.

Суб’єкти господарювання самі обирають, який електронний підпис використовувати. При цьому слід врахувати вимоги ст. 17 Закону № 2155. Даною нормою визначено, що якщо елект­ронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання електронних даних за участю третіх осіб, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, то в таких елект­ронних документах необхідно використовувати тільки кваліфікований електронний підпис.

Стосовно зберігання електронних документів, то ст. 13 Закону № 851 визначено, що такі документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк їх зберігання повинен відповідати строку зберігання, встановленому законодавством для відповідних документів на папері.

ВИСНОВКИ

Враховуючи положення законодавства, суб’єкти господарювання можуть оформлювати висновок вхідного контролю якості лікарських засобів в електронній формі, створюючи його з урахування вимог законодавства щодо електронного документообігу. При цьому для оформлення даного висновку в електронній формі суб’єкт господарювання може використовувати один з 3 електронних підписів: електронний підпис, удосконалений електронний підпис, кваліфікований електронний підпис.

Також не суперечить положенням наказу № 677 зазначення результатів вхідного контролю якості лікарських засобів на прибутковій накладній, створеній суб’єктом господарювання в інформаційній автоматизованій системі та передбаченій наказом (або іншим розпорядчим документом) про облікову політику підприємства.

Прес-служба «Щотижневика АПТЕКА»

Интересная информация для Вас:

Комментарии

Нет комментариев к этому материалу. Прокомментируйте первым

Добавить свой

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Другие статьи раздела


Последние новости и статьи